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Tabela de Tempo de Guarda de Documentos: Guia Completo

Este artigo foi publicado pelo autor Cidesp em 20/09/2024 e atualizado em 20/09/2024. Encontra-se na categoria Artigos.

A gestão de documentos é uma das atividades essenciais para qualquer tipo de organização, seja pública ou privada. Uma dúvida recorrente entre gestores e profissionais da área é o tempo necessário para a guarda desses documentos. É nesse contexto que a Tabela de Tempo de Guarda de Documentos se torna fundamental. O presente guia completo visa abordar todos os aspectos relacionados à criação e utilização dessa tabela, bem como a importância da sua implementação para a eficiência das organizações.

O que é a Tabela de Tempo de Guarda de Documentos?

A Tabela de Tempo de Guarda de Documentos é um instrumento que estabelece prazos para a conservação e o descarte de documentos, sejam eles físicos ou digitais. Essa tabela tem como objetivo assegurar que os documentos sejam mantidos pelo tempo necessário, respeitando as obrigações legais e regulatórias, enquanto evita a acumulação desnecessária de papéis, que pode levar a problemas de organização e armazenamento.

Importância da Tabela de Tempo de Guarda de Documentos

A adoção de uma tabela de guarda eficaz traz diversos benefícios para as organizações. Primeiro, garante a conformidade com legislações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a Lei de Acesso à Informação, evitando penalidades e problemas legais. Em segundo lugar, a tabela facilita o acesso à informação, pois os documentos são mantidos de forma organizada e dentro de prazos definidos. Por último, também contribui para a redução de custos relacionados ao espaço de armazenamento e à gestão documental.

Como Criar uma Tabela de Tempo de Guarda de Documentos

Levantamento de Documentos

O primeiro passo para criar uma tabela de tempo de guarda é realizar um levantamento completo dos documentos existentes na organização. Essa etapa envolve identificar todos os tipos de documentos, sua função e a sua importância, para que sejam classificáveis e adequados às exigências legais.

Classificação dos Documentos

Após o levantamento dos documentos, é necessário classificá-los de acordo com categorias, como:

Cada categoria pode ter diferentes prazos de guarda, sendo crucial que essa classificação seja feita com base em critérios objetivos e claros.

Definição dos Prazos de Guarda

Os prazos para guarda de documentos podem variar conforme a legislação e o tipo de documento. Geralmente, as normas podem estabelecer prazos que vão de 5 a 30 anos ou até mesmo prazos indeterminados para documentos que possuem relevância histórica. Por exemplo, notas fiscais são frequentemente guardadas por cinco anos, enquanto contratos pode ser necessários por 20 anos após o término de sua vigência.

Exemplos de Prazos de Guarda de Documentos

Documentos Fiscais

Os documentos fiscais, como notas fiscais e recibos, devem ser guardados por um prazo de 5 anos após o encerramento do exercício financeiro em que foram emitidos. Esse prazo está de acordo com a legislação tributária brasileira, que permite a fiscalização por parte da Receita Federal.

Documentos Trabalhistas

Os registros relacionados ao emprego, como contratos de trabalho, folha de pagamento e documentos de desligamento, devem ser mantidos por um período de 30 anos. Este prazo está em conformidade com a legislação trabalhista, que exige a conservação desses documentos para garantir os direitos dos trabalhadores.

Documentos Jurídicos

Os documentos jurídicos, como ações e processos, devem ser preservados por um prazo de 20 anos após o trânsito em julgado da decisão. Este prazo é essencial para que as partes envolvidas possam consultar as informações em casos de necessidade futura.

Documentos Administrativos

Os documentos administrativos, que envolvem as atividades do dia a dia da empresa, devem ser guardados por um prazo de até 5 anos. Essa categoria inclui relatórios, atas de reuniões e correspondências, que são essenciais para a gestão interna da organização.

Implementando a Tabela de Guarda

Treinamento de Equipe

Após a elaboração da tabela, é crucial treinar a equipe sobre a importância e os procedimentos a serem seguidos. Todos na organização, independentemente do cargo, devem ter ciência dos prazos e da necessidade de descentralizar responsabilidades em relação ao armazenamento e descarte de documentos.

Monitoramento e Revisão

Uma vez implementada a tabela, o monitoramento deve ser uma prática constante. É necessário revisar os prazos e as categorias periodicamente, considerando mudanças na legislação ou na operação da organização. Isso garantirá que a tabela continue relevante e eficiente.

Conclusão

A Tabela de Tempo de Guarda de Documentos é um elemento vital para a boa administração dos arquivos de uma organização. Ao estabelecer um cronograma claro e baseado em normas legais para a preservação e descarte de documentos, as empresas podem não apenas proteger-se contra problemas legais, mas também otimizar seus processos internos e reduzir custos de armazenamento. Portanto, investir tempo e recursos na criação desta tabela é uma decisão inteligente e estratégica que beneficiará toda a organização a longo prazo.

FAQ

1. O que acontece se eu não seguir a Tabela de Guarda de Documentos?

Não seguir a tabela pode resultar em penalidades legais, problemas de auditoria e, potencialmente, a perda de documentos essenciais, o que pode comprometer a operação da empresa.

2. Posso descartar documentos digitais de maneira diferente dos físicos?

Sim, os documentos digitais podem ter prazos de guarda diferentes e métodos específicos de descarte, exigindo atenção às normas de segurança da informação e à legislação aplicável.

3. Como garantir a segurança dos documentos durante o armazenamento?

É importante implementar medidas de segurança, como controle de acesso aos documentos, uso de softwares de gestão de documentos e criptografia, especialmente para informações sensíveis.

Referências

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