Consultar o Sintegra é uma prática essencial para profissionais de contabilidade, gestores de compras, analistas fiscais e qualquer pessoa responsável por validarem a idoneidade tributária de empresas no Brasil. Neste artigo eu explico, de forma clara e prática, o que é o Sintegra, por que ele ainda é relevante, como consultar e interpretar os resultados. Meu objetivo é fornecer um guia rápido e acionável que você possa usar agora mesmo para confirmar a situação cadastral de fornecedores e parceiros.
O que é o Sintegra e por que consultá-lo
Definição e finalidade
O Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) foi criado para facilitar o controle fiscal entre os estados. Ele reúne informações de inscrições estaduais e operações comerciais que são relevantes para a fiscalização tributária e para a verificação de regularidade de empresas.
Quando e por que eu consulto o Sintegra
Eu costumo consultar o Sintegra nas seguintes situações:- Antes de fechar contratos com novos fornecedores;- Na rotina de auditoria fiscal e contábil;- Ao validar documentação para emissão ou recepção de notas fiscais;- Na análise de risco em operações interestaduais.
Consultar o Sintegra ajuda a reduzir fraudes, evitar autuações fiscais e proteger a cadeia de suprimentos.
Como funciona a consulta ao Sintegra
Tipos de consulta
Existem duas formas principais de obter informações relacionadas ao Sintegra:1. Consulta direta via site oficial (quando disponível para seu Estado);2. Consulta por meio de integrações com sistemas de gestão (ERP) ou ferramentas de terceiros que agregam dados estaduais.
Dados que normalmente são retornados
Em uma consulta típica eu encontro:- Inscrição estadual (IE) ou informação de não-contribuinte;- Razão social e endereço;- Situação cadastral (ativa, suspensa, baixada);- Histórico de alterações cadastrais, quando disponível.
Exemplo de processo passo a passo
- Acesse o portal do Sintegra do estado relevante ou ferramenta autorizada;
- Informe o CNPJ ou inscrição estadual do contribuinte;
- Valide os dados retornados com documentos (contrato social, NF, etc.);
- Registre a consulta para fins de compliance.
Passo a passo prático para consultar
Consulta simples por CNPJ ou Inscrição Estadual
- Identifique o estado de inscrição da empresa.
- Acesse o site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do respectivo estado ou o portal Sintegra.
- Insira o CNPJ ou a inscrição estadual no campo de busca.
- Verifique os campos de situação cadastral e data de atualização.
Dicas para uma consulta eficiente
- Use sempre o CNPJ completo (14 dígitos) para evitar ambiguidade.
- Anote a data da consulta para controle interno.
- Compare os dados do Sintegra com os dados presentes na nota fiscal eletrônica (NF-e).
Interpretação dos resultados
O que significa cada situação cadastral
- Ativa: empresa habilitada para operações tributáveis.
- Suspensa: restrições temporárias; atenção para motivo.
- Inapta/baixada: indica problemas graves ou encerramento; exige verificação adicional.
Campos críticos a observar
- Data da última atualização — quanto mais recente, melhor.
- Inscrição estadual — confirme se bate com documentos fiscais.
- Observações ou restrições — podem indicar autuações ou dívidas.
"A consulta ou validação de dados em fontes oficiais é um dos pilares do compliance fiscal moderno." — Autoridade tributária
Erros comuns e como evitá-los
Erros frequentes
- Informar o número do CNPJ incorreto.
- Consultar apenas o cadastro federal (CNPJ) sem verificar a inscrição estadual.
- Ignorar a data da última atualização.
Como eu evito esses erros
- Confirmo o CNPJ com o contratante por meio de contrato social ou NF-e.
- Sempre consulto o portal do estado específico.
- Registro evidências da consulta (print, PDF ou protocolo).
Integração com sistemas e automação
Vantagens da automação
- Reduz retrabalho manual.
- Garante consultas periódicas e registros automáticos.
- Permite cruzar dados com outros bancos (SPED, NF-e).
Exemplo de arquitetura de integração
- ERP consulta API de validação cadastral;
- API retorna status e dados básicos;
- Sistema registra consulta em histórico de compliance.
Alternativas oficiais
Você pode complementar consultas com dados da Receita Federal (Cadastros) e da Nota Fiscal Eletrônica:- Receita Federal: https://www.gov.br/receitafederal- Portal NF-e: https://www.nfe.fazenda.gov.br
Tabela: Campos comuns retornados e significado
| Campo | Significado | Observação |
|---|---|---|
| CNPJ | Identificador fiscal federal | Usar 14 dígitos |
| Inscrição Estadual (IE) | Identificação estadual | Pode ser isenta para alguns casos |
| Situação cadastral | Ativa / Suspensa / Baixada | Verificar data |
| Razão Social | Nome da empresa | Confirmar com documentos |
| Endereço | Localização fiscal | Importante para logística |
| Data de atualização | Última modificação | Indica atualidade da consulta |
Questões legais e de privacidade
Aspectos legais
Eu sempre recomendo consultar fontes oficiais e observar a legislação estadual. A utilização de dados cadastrais para finalidades comerciais deve respeitar a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) quando houver tratamento de dados pessoais.
Tratamento de dados sensíveis
- Armazenar apenas o necessário.
- Garantir acesso restrito às consultas.
- Obter consentimento quando aplicável.
Boas práticas que eu recomendo
- Estabeleça um procedimento interno documentado para consultas ao Sintegra.
- Treine sua equipe para interpretar as situações cadastrais.
- Integre verificações em fluxos críticos (compras, faturamento, auditoria).
- Faça auditorias periódicas das consultas registradas.
Exemplos de uso prático
Caso: validação de fornecedor novo
- Solicitar CNPJ e contrato social.
- Consultar Sintegra e NF-e.
- Confirmar se a IE corresponde ao estado informado.
- Registrar evidência antes de liberar compras.
Caso: auditoria interna
- Revisar consultas do último ano.
- Verificar divergências entre dados do Sintegra e registros contábeis.
Citação relevante
"A integridade das relações comerciais depende, em grande parte, da verificação rigorosa dos registros oficiais." — Manual de Compliance Fiscal
Conclusão
Consultar o Sintegra é uma prática imprescindível para garantir segurança nas operações comerciais e prevenir riscos fiscais. Eu recomendo integrar essa verificação ao seu fluxo de trabalho e manter registros das consultas como evidência de due diligence. Com passos simples — localizar o estado, inserir CNPJ/IE, interpretar a situação cadastral e registrar a prova — você reduz significativamente a exposição a fraudes e irregularidades.
Perguntas Frequentes (FAQ)
1. O que é necessário para consultar o Sintegra?
Para consultar o Sintegra eu preciso, basicamente, do CNPJ (14 dígitos) ou da inscrição estadual da empresa e acessar o portal do Sintegra ou da SEFAZ do estado correspondente. Em alguns estados a consulta é pública e imediata; em outros, pode haver restrições.
2. O Sintegra substitui a consulta na Receita Federal?
Não. O Sintegra complementa as informações estaduais e não substitui dados federais. Eu sempre consulto também a Receita Federal para confirmar CNPJ e situação cadastral federal quando necessário (https://www.gov.br/receitafederal).
3. Como faço se o Sintegra indicar que a empresa está "suspensa"?
Se a consulta indicar suspensa eu:1. Peço esclarecimentos ao fornecedor;2. Solicito documentos adicionais (comprovantes, notas fiscais, certidões);3. Avalio riscos antes de prosseguir com operações.
4. Posso automatizar consultas ao Sintegra no meu ERP?
Sim. Muitos ERPs e ferramentas de gestão permitem integração via APIs de serviços oficiais ou terceiros. Eu recomendo registrar o retorno das consultas e assegurar que a fonte é confiável (ex.: portal NF-e).
5. Quais são os limites do Sintegra?
O Sintegra depende do envio e atualização dos dados pelos próprios estados e empresas. Por isso, a ausência de atualização recente pode trazer informações incompletas. Verifique sempre a data de atualização e complemente com outras fontes oficiais, como o Portal NF-e (https://www.nfe.fazenda.gov.br).
6. É preciso consentimento para consultar dados de empresas no Sintegra?
A consulta a dados cadastrais de empresas em bases públicas geralmente não exige consentimento individual, mas o uso e armazenamento de informações que contenham dados pessoais devem observar a LGPD. Eu recomendo políticas internas claras sobre retenção e finalidade dos dados.
Referências
- Receita Federal. Portal da Receita Federal do Brasil. https://www.gov.br/receitafederal
- Portal NF-e. Nota Fiscal Eletrônica - SEFAZ. https://www.nfe.fazenda.gov.br
- Documentação e portais das Secretarias de Fazenda estaduais (ex.: SEFAZ-SP, SEFAZ-MG)
- Manual de Compliance Fiscal e boas práticas empresariais (fontes acadêmicas e governamentais)