Como Fazer um Ofício: Guia Prático e Simples

Primeiros Passos

A comunicação oficial no serviço público, em instituições privadas e entre organizações exige documentos padronizados, claros e formais. Entre esses documentos, o ofício ocupa lugar central por sua versatilidade e uso frequente em situações que envolvem solicitações, comunicações, requerimentos e encaminhamentos. Saber redigir um ofício corretamente não é apenas uma habilidade burocrática, mas uma competência essencial para quem atua em cargos administrativos, assessorias ou qualquer função que demande correspondência oficial.

O ofício se distingue de outros documentos como o memorando (de uso interno) e o requerimento (mais focado em pedidos formais). Ele é empregado, por exemplo, para convocar reuniões, solicitar informações a órgãos públicos, encaminhar processos, comunicar decisões ou formalizar acordos. Sua estrutura segue normas da redação oficial, que priorizam a impessoalidade, a clareza e a concisão.

Este artigo tem como objetivo oferecer um guia completo, atualizado e prático sobre como fazer um ofício. Você encontrará a estrutura detalhada, dicas de redação, exemplos reais, erros comuns a evitar e respostas para as dúvidas mais frequentes. Ao final, será capaz de redigir um ofício profissional e dentro dos padrões exigidos por instituições públicas e privadas. O conteúdo foi elaborado com base em fontes oficiais e materiais didáticos reconhecidos, como os disponíveis no Brasil Escola e no Guia Prático de Elaboração de Documentos Oficiais da UFSC.

Aspectos Essenciais

1 O que é um ofício e quando utilizá-lo

O ofício é um documento de comunicação externa utilizado para tratar de assuntos oficiais entre órgãos da administração pública, entre empresas e órgãos governamentais, ou entre instituições privadas e terceiros. Sua principal característica é a formalidade, mas sem excessos retóricos — deve ser objetivo e direto.

Situações comuns de uso:

• Solicitar providências a outro órgão;
• Encaminhar documentação ou processos;
• Comunicar decisões administrativas;
• Requerer informações oficiais;
• Formalizar convites para eventos institucionais;
• Notificar cumprimento de prazos ou obrigações.

Diferentemente de um e-mail informal, o ofício segue uma estrutura rígida que confere valor jurídico e administrativo ao ato comunicado. Por isso, erros de formatação ou redação podem comprometer a credibilidade da instituição.

2 Estrutura completa de um ofício

A estrutura padrão do ofício, conforme as normas de redação oficial adotadas pela administração pública federal e por muitos estados e municípios, é composta pelos seguintes elementos:

1. Cabeçalho com identificação do órgão ou instituição – Nome, brasão (se houver), logotipo e setor expedidor.
2. Numeração do documento – Exemplo: `Ofício nº 123/2025/SEFIN/PMG`. Essa numeração permite controle e arquivamento.
3. Local e data – Local completo (cidade e estado) e data por extenso.
4. Destinatário – Nome, cargo, órgão e endereço completos. Deve respeitar a hierarquia e o tratamento adequado (Vossa Senhoria, Vossa Excelência, etc.).
5. Assunto – Resumo claro e conciso do objetivo do ofício. Exemplo: “Solicitação de parecer técnico sobre licitação nº 45/2025”.
6. Vocativo – Saudação inicial, como “Senhor Diretor,”, “Prezado Senhor Secretário,”.
7. Texto principal – Corpo do documento, dividido em parágrafos:

• Introdução: apresentação do remetente e do objetivo;
• Desenvolvimento: justificativa, contextualização, dados ou argumentos que embasam a solicitação ou comunicação;
• Conclusão: pedido claro ou encaminhamento.

8. Fecho – Expressão de cortesia padrão. Exemplos: “Atenciosamente”, “Respeitosamente” (este último reservado para autoridades superiores).

1. Assinatura e identificação do responsável – Nome completo, cargo e, quando necessário, número de matrícula ou função.

Alguns órgãos exigem ainda o indicativo de anexos ou lista de destinatários quando o ofício é circular. É importante consultar o manual de redação oficial do seu órgão ou instituição para possíveis variações.

3 Como redigir o texto: regras práticas

• Linguagem formal e impessoal: evite gírias, expressões coloquiais e opiniões pessoais. Use a terceira pessoa do singular ou plural, conforme o caso. Exemplo: “Este setor solicita” em vez de “Eu solicito”.
• Clareza e concisão: vá direto ao ponto. Explique o necessário, sem rodeios. Parágrafos curtos facilitam a leitura.
• Correção gramatical: observe concordância, regência e ortografia. Erros básicos comprometem a credibilidade.
• Padronização: mantenha a mesma fonte, tamanho e espaçamento em todo o documento. O mais comum é Arial ou Times New Roman, tamanho 12, espaço simples entre linhas.
• Objetividade no assunto: o campo “Assunto” deve permitir que o leitor entenda imediatamente do que se trata. Evite subjetividade.

4 Exemplo prático de um ofício pronto

Abaixo, um modelo simples de ofício de solicitação.

PREFEITURA MUNICIPAL DE BELO HORIZONTE SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO

Ofício nº 58/2025/SMED/BH Belo Horizonte, 15 de março de 2025.

À Diretoria de Infraestrutura Escolar Secretaria Estadual de Educação Av. Amazonas, 400 – Centro Belo Horizonte – MG CEP 30123-010

Assunto: Solicitação de reforma da Escola Municipal José de Alencar

Senhor Diretor,

A Secretaria Municipal de Educação de Belo Horizonte, por meio do presente ofício, vem solicitar a inclusão da Escola Municipal José de Alencar no programa estadual de reforma e ampliação da rede pública, conforme previsto no Edital nº 12/2024.

A referida unidade escolar apresenta problemas estruturais no telhado e nas instalações elétricas, conforme laudo técnico anexo (ANEXO I). A comunidade escolar é composta por 620 alunos, e as condições atuais comprometem a segurança e o ensino.

Diante do exposto, requeremos que seja realizada vistoria técnica no local e que a escola seja contemplada com as obras necessárias no exercício de 2025.

Atenciosamente,

(assinatura) Maria Fernanda Oliveira Secretária Municipal de Educação

5 Cuidados com a assinatura e o envio

Atualmente, muitos processos administrativos adotam a assinatura eletrônica (certificados ICP-Brasil) ou o envio por sistemas como SEI (Sistema Eletrônico de Informações). Nesses casos, o ofício digital substitui o papel, mas mantém os mesmos elementos estruturais. É fundamental verificar se o órgão destinatário exige assinatura digital ou aceita cópia simples. Além disso, sempre mantenha uma via protocolada ou registrada, como comprovante de envio por e-mail institucional.

Lista: Etapas essenciais para redigir um ofício do zero

1. Defina o objetivo – Seja específico: solicitar, comunicar, encaminhar, convocar, notificar.
2. Identifique o destinatário correto – nome, cargo, setor, endereço e tratamento (Senhor, Senhora, Excelentíssimo, etc.).
3. Escolha a numeração – siga o padrão do seu órgão (ano, sigla do setor, número sequencial).
4. Elabore o assunto – curto, direto, sem frases longas.
5. Redija o texto seguindo a estrutura – introdução, desenvolvimento e conclusão.
6. Revise – verifique ortografia, concordância, clareza e formatação.
7. Inclua anexos se necessário – mencione-os no corpo do texto e liste após o fecho.
8. Assine e identifique – nome, cargo, e, se digital, utilize certificado ICP-Brasil.
9. Protocole ou envie – registre a saída do documento (número de protocolo, data e hora).
10. Arquive uma cópia – para futuras referências e comprovação.

Tabela comparativa: Ofício x Memorando x Requerimento

A tabela abaixo ajuda a diferenciar os três documentos oficiais mais comuns, evitando confusões na escolha do formato adequado.

Característica	Ofício	Memorando	Requerimento
Natureza	Comunicação externa (entre instituições)	Comunicação interna (dentro do mesmo órgão)	Pedido formal dirigido a autoridade
Destinatário	Pessoa jurídica ou autoridade de outro órgão	Servidor ou setor do mesmo órgão	Autoridade (superior hierárquico)
Assunto	Solicitações, comunicações, encaminhamentos	Instruções, informações, ordens de serviço	Solicitação de direito, benefício, recurso
Forma de tratamento	Vossa Senhoria, Vossa Excelência (depende)	Senhor, Prezado	Excelentíssimo ou Vossa Senhoria
Fecho	Atenciosamente / Respeitosamente	Atenciosamente	Espera deferimento / Nesses termos
Obrigatoriedade de anexos	Comum, quando necessário	Raro, usado para informações breves	Frequente: documentos comprobatórios
Exemplo de uso	Solicitar parecer à Secretaria Estadual	Informar mudança de horário ao setor de RH	Pedir licença-prêmio ao chefe do departamento

Perguntas Frequentes (FAQ)

Posso usar abreviações no ofício?

Não é recomendado. A redação oficial exige linguagem formal e clara. Abreviações como "vc", "q" ou "pq" são inadequadas. Siglas institucionais, como "INSS" ou "SEFIN", são aceitas apenas se previamente informadas por extenso na primeira menção. Exemplo: "Secretaria de Finanças (SEFIN)".

Qual o tratamento adequado para cada autoridade?

O tratamento varia conforme o cargo. Para senadores, ministros, governadores e presidentes de tribunais, usa-se "Excelentíssimo Senhor" (Vossa Excelência). Para demais autoridades (secretários, diretores, prefeitos), "Senhor" ou "Ilustríssimo Senhor" – embora "Ilustríssimo" esteja em desuso na administração federal, ainda aparece em alguns estados. Consulte o Portal do Governo Federal para orientações atualizadas.

Qual a diferença entre ofício e carta comercial?

A carta comercial tem caráter privado e pode ser utilizada entre empresas e clientes ou entre pessoas físicas e jurídicas. Não segue a estrutura rígida da redação oficial e sua linguagem pode ser menos impessoal. O ofício, por sua vez, é dotado de formalidade institucional, possui numeração e protocolo, e é usado predominantemente em relações com o poder público ou entre órgãos oficiais.

Como fazer um ofício digital com assinatura eletrônica?

O ofício digital segue a mesma estrutura textual, mas deve ser gerado em formato PDF (preferencialmente PDF/A) e assinado com certificado digital ICP-Brasil (e-CPF ou e-CNPJ). Muitos sistemas como SEI, 1Doc ou SPU já possuem campo de assinatura integrado. O envio pode ser por e-mail institucional com confirmação de recebimento ou diretamente pelo sistema de tramitação. É importante preservar a integridade do documento, sem comprometer campos editáveis.

É obrigatório colocar número de protocolo no ofício?

Sim, na maioria dos órgãos públicos e empresas de grande porte. A numeração é essencial para rastreamento, arquivamento e referência futura. Geralmente segue o formato: "Ofício nº [número sequencial]/[ano]/[sigla do setor]". Sem essa identificação, o documento perde sua validade como peça de comunicação oficial.

Posso usar o mesmo modelo de ofício para diferentes situações?

Sim, desde que mantenha a estrutura padronizada. O que muda é o conteúdo do assunto, do texto e (eventualmente) do destinatário. Contudo, evite "copiar e colar" sem revisão, pois cada ofício deve ser adaptado ao contexto. Um modelo genérico é útil, mas a personalização é necessária para garantir clareza e adequação.

Para Encerrar

Saber como fazer um ofício é uma competência indispensável para quem lida com comunicação institucional. Este guia apresentou os elementos essenciais — do cabeçalho ao fecho —, as regras de redação formal e os cuidados com prazos, protocolos e assinaturas. A aplicação correta dessas diretrizes garante que seu documento seja compreendido, respeitado e tratado com a seriedade que um ato oficial exige.

Lembre-se: ofícios mal redigidos podem atrasar processos, gerar dúvidas e até prejudicar a imagem da instituição. Por isso, invista tempo na revisão, consulte manuais de redação oficial atualizados e, sempre que possível, utilize os modelos disponíveis em fontes confiáveis, como o exemplo do Portal de Compras do Governo Federal. A prática leva à perfeição: redija, revise e refine até que o ofício se torne uma ferramenta natural no seu cotidiano profissional.

Por fim, acompanhe as inovações tecnológicas — a assinatura eletrônica e os sistemas de tramitação digital vieram para ficar. Dominar o ofício em formato digital é tão importante quanto saber redigir o tradicional documento impresso.

Materiais de Apoio

• Ofício: o que é, tipos, como fazer, exemplo — Mundo Educação
• Ofício: o que é, tipos, características, modelo — Brasil Escola
• Guia prático de elaboração de documentos oficiais e atos normativos — UFSC (PDF)
• Ofício de Solicitação: O Que É e Como Fazer — E-dou
• Modelo de ofício — Portal de Compras do Governo Federal
• Ofício: o que é, como fazer, exemplo, tipos, estrutura — Português