Tabela de Temporalidade: Guia Completo para Organizar Dados
Este artigo foi publicado pelo autor Cidesp em 20/09/2024 e atualizado em 20/09/2024. Encontra-se na categoria Artigos.
- O que é uma Tabela de Temporalidade?
- Importância da Tabela de Temporalidade
- Organização e Eficiência
- Compliance e Conformidade Legal
- Preservação da Memória Institucional
- Como Elaborar uma Tabela de Temporalidade
- 1. Levantamento de Informações
- 2. Classificação dos Documentos
- 3. Definição dos Prazo de Guarda
- 4. Estruturação da Tabela
- 5. Aprovação e Implementação
- 6. Revisão Periódica
- Exemplos Práticos de Tabelas de Temporalidade
- Exemplo 1: Tabela para Documentos de Recursos Humanos
- Exemplo 2: Tabela para Documentos Administrativos
- Conclusão
- FAQ
- O que acontece se eu não tiver uma Tabela de Temporalidade?
- A Tabela de Temporalidade precisa ser aprovada?
- Com que frequência devo revisar minha Tabela de Temporalidade?
- Referências
A organização de dados é essencial para o funcionamento eficaz de qualquer instituição, seja ela pública ou privada. Um dos principais instrumentos para essa organização é a Tabela de Temporalidade. Este guia completo visa esclarecer a importância, a função e a elaboração dessa ferramenta, além de oferecer dicas práticas para uma implementação eficiente.
O que é uma Tabela de Temporalidade?
A Tabela de Temporalidade é um documento que estabelece prazos para a guarda e eliminação de documentos e informações, com o intuito de auxiliar na gestão documental. É um instrumento que assegura a conformidade legal, melhora a eficiência no armazenamento de dados e facilita a recuperação de informações. Por meio dela, as organizações conseguem determinar quanto tempo precisam manter cada tipo de documento, garantindo que a informação certa esteja disponível no momento certo.
Importância da Tabela de Temporalidade
Organização e Eficiência
Uma Tabela de Temporalidade bem estruturada promove uma organização eficaz dos arquivos da empresa ou instituição. Ela ajuda a reduzir a quantidade de documentos a serem armazenados, evitando a acumulação desnecessária de papéis, que pode levar a confusões e atrasos na busca por informações. Ao categorizar os documentos com prazos claros, a organização torna-se mais eficiente, economizando tempo e recursos.
Compliance e Conformidade Legal
Instituições públicas e privadas estão sujeitas a uma série de legislações que determinam a forma como devem gerenciar seus documentos. Ter uma Tabela de Temporalidade garante que a organização esteja em conformidade com essas normas, evitando penalidades legais e mantendo a transparência em suas ações. Esta conformidade é especialmente importante para a proteção de dados sensíveis e para a preservação da privacidade dos cidadãos.
Preservação da Memória Institucional
Organizações que gerenciam adequadamente seus documentos garantem a preservação de sua memória institucional. A Tabela de Temporalidade assegura que documentos importantes relacionados à história e atuação da instituição sejam mantidos por períodos adequados, possibilitando consultas futuras e a continuidade dos trabalhos.
Como Elaborar uma Tabela de Temporalidade
A elaboração de uma Tabela de Temporalidade exige planejamento e atenção a diversos fatores. Segue um passo a passo para a criação desse documento:
1. Levantamento de Informações
O primeiro passo é realizar um levantamento detalhado de todos os tipos de documentos gerados e recebidos pela organização. Essa etapa pode envolver entrevistas com setores diversos, consulta a registros existentes e análise de fluxos de trabalho.
2. Classificação dos Documentos
Uma vez levantadas todas as informações, é necessário classificar os documentos em categorias. As categorias podem variar segundo a natureza da organização, mas geralmente incluem:
- Documentos Jurídicos
- Documentos Administrativos
- Documentos Financeiros
- Documentos de Recursos Humanos
- Registros de Atividades
3. Definição dos Prazo de Guarda
Após a classificação, o próximo passo é definir os prazos de guarda para cada tipo de documento. Essa definição pode ser baseada em legislações existentes, políticas internas da organização ou melhores práticas do setor. É fundamental garantir que os prazos atendam às exigências legais, mas também sejam razoáveis para a operação da organização.
4. Estruturação da Tabela
Com as categorias e prazos definidos, o próximo passo é estruturar a Tabela de Temporalidade. Uma tabela típica pode incluir as seguintes colunas:
- Tipo de Documento
- Prazo de Guarda
- Destinação (Eliminação ou Arquivo Permanente)
- Observações
5. Aprovação e Implementação
A Tabela de Temporalidade deve ser revisada e aprovada pelas partes interessadas da organização antes de sua implementação. Aprovada, é fundamental comunicar a todos os colaboradores sobre a sua existência e importância, além de oferecer treinamentos, se necessário, para garantir que todos entendam como utilizá-la corretamente.
6. Revisão Periódica
As tabelas de temporalidade não são documentos estáticos. É importante revisá-las periodicamente para garantir que ainda atendam às necessidades da organização e estejam em conformidade com as mudanças nas legislações. A revisão também deve incluir a atualização dos prazos de guarda conforme novas práticas surgem.
Exemplos Práticos de Tabelas de Temporalidade
Exemplo 1: Tabela para Documentos de Recursos Humanos
| Tipo de Documento | Prazo de Guarda | Destinação | Observações |
|---|---|---|---|
| Contratos de Trabalho | 5 anos | Eliminação | Conta a partir da rescisão |
| Registros de Ponto | 2 anos | Eliminação | Para auditorias |
| Documentação de Folha de Pagamento | 5 anos | Eliminação | Para comprovações |
Exemplo 2: Tabela para Documentos Administrativos
| Tipo de Documento | Prazo de Guarda | Destinação | Observações |
|---|---|---|---|
| Relatórios Anuais | 10 anos | Arquivo Permanente | Importantes para auditorias |
| atas de reunião | 5 anos | Eliminação | Após a aprovação do conteúdo |
| Contratos de Fornecedores | 5 anos | Eliminação | Após a finalização do contrato |
Conclusão
A Tabela de Temporalidade é um recurso imprescindível para a boa gestão documental de qualquer organização. Além de promover a eficiência e a organização, também garante a conformidade legal e a preservação da memória institucional. Ao seguir os passos indicados para a elaboração e implementação dessa ferramenta, sua organização poderá otimizar a gestão de documentos, assegurando que a informação certa esteja disponível quando necessário. Não deixe de revisitar sua Tabela de Temporalidade periodicamente para adaptá-la às necessidades e legislações vigentes.
FAQ
O que acontece se eu não tiver uma Tabela de Temporalidade?
A ausência de uma Tabela de Temporalidade pode levar a problemas de organização, excesso de documentos armazenados, dificuldade em localizar informações importantes e até mesmo complicações legais relacionadas à conservação de dados.
A Tabela de Temporalidade precisa ser aprovada?
Sim, a Tabela de Temporalidade deve ser aprovada pelas partes interessadas, incluindo a gestão da organização e, em alguns casos, o departamento jurídico, para garantir a conformidade com as legislações pertinentes.
Com que frequência devo revisar minha Tabela de Temporalidade?
A Tabela de Temporalidade deve ser revisada pelo menos uma vez ao ano ou sempre que houver mudanças significativas na legislação ou nas práticas organizacionais.
Referências
- BRASIL. Lei nº 12.682, de 9 de junho de 2012. Dispõe sobre a obrigatoriedade do arquivamento de documentos e suas destinações.
- OLIVEIRA, Mariana. "Gestão Documental e a Importância da Tabela de Temporalidade". Revista de Administração Pública, 2022.
- SILVA, João. "Organização de Documentos: Por Que Usar Tabelas de Temporalidade". Portal da Gestão Documental, 2023.
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