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Como Criar Mensagem Automática no WhatsApp Business

Este artigo foi publicado pelo autor Cidesp em 20/09/2024 e atualizado em 20/09/2024. Encontra-se na categoria Artigos.

Nos dias de hoje, a comunicação rápida e eficiente é crucial para o sucesso de qualquer negócio. O WhatsApp Business se destaca como uma ferramenta poderosa para empresas que buscam otimizar seu atendimento e engajar seus clientes. Uma das funcionalidades mais valiosas dessa plataforma é a possibilidade de criar mensagens automáticas. Essas mensagens permitem que as empresas respondam rapidamente a perguntas frequentes, confirmem recebimentos de mensagens e mantenham um relacionamento profissional com seus clientes, mesmo fora do horário comercial. Neste artigo, vamos explorar todos os passos e dicas necessárias para criar mensagens automáticas no WhatsApp Business.

O que é o WhatsApp Business?

O WhatsApp Business é uma versão do aplicativo de mensagens WhatsApp, projetada especialmente para pequenas e médias empresas. Ele oferece recursos adicionais que não estão disponíveis na versão normal, como a criação de um perfil comercial, a possibilidade de adicionar informações como endereço, horário de funcionamento e um catálogo de produtos. Além disso, o WhatsApp Business permite que os empresários possam organizar suas conversas e mensagens com maior eficiência.

Vantagens de usar mensagens automáticas

Criar mensagens automáticas no WhatsApp Business pode trazer diversos benefícios para o seu negócio. Vamos detalhar algumas dessas vantagens a seguir:

1. Aumento da eficiência

As mensagens automáticas permitem que você responda imediatamente às solicitações dos clientes, mesmo quando não está disponível. Isso evita que potenciais vendas sejam perdidas devido à demora na resposta.

2. Disponibilidade 24/7

Com mensagens automáticas, seus clientes podem obter informações básicas a qualquer hora do dia, o que contribui para uma melhor experiência do usuário e aumenta a satisfação do cliente.

3. Redução de carga de trabalho

Ao automatizar respostas para perguntas frequentes, você libera tempo para atender a demandas mais complexas e específicas, melhorando assim a produtividade da sua equipe.

4. Consistência nas respostas

Mensagens automáticas garantem que todas as interações inicializadas com os clientes sejam padronizadas, minimizando erros e confusões que podem ocorrer em interações humanas.

Como configurar mensagens automáticas no WhatsApp Business

Agora que você conheceu as vantagens de utilizar mensagens automáticas, vamos te guiar pelo processo de configuração no WhatsApp Business.

Passo 1: Baixar e instalar o WhatsApp Business

Se você ainda não possui o aplicativo, o primeiro passo é baixá-lo e instalá-lo em seu celular. O aplicativo está disponível para Android e iOS, e pode ser baixado diretamente da Google Play Store ou da Apple App Store.

Passo 2: Criar sua conta de negócios

Ao abrir o aplicativo pela primeira vez, você precisará criar uma conta. Insira seu número de telefone, que deve ser um número de telefone próprio do negócio. Após isso, siga as instruções para configurar seu perfil comercial, que inclui dados como nome da empresa, endereço e categoria.

Passo 3: Acessar as configurações de mensagens

Após a criação da conta, vá até o menu de configurações no canto superior direito da tela. Clique em "Configurações" e em seguida, na opção "Ferramentas da empresa".

Passo 4: Criar mensagens automáticas

Dentro do menu "Ferramentas da empresa", você encontrará três opções principais para mensagens automáticas:

1. Mensagem de saudação

A mensagem de saudação é enviada automaticamente para novos clientes ou para aqueles que não interagem com você há algum tempo. Para configurar, clique em "Mensagem de Saudação", ative a opção e digite o texto que deseja que apareça. Essa é uma ótima oportunidade para dar as boas-vindas e fornecer informações úteis sobre seu negócio.

2. Mensagem de ausência

A mensagem de ausência é enviada automaticamente quando você não está disponível para responder. Ative e configure o horário em que essa mensagem deve ser enviada, além de personalizar o texto da resposta. Lembre-se de incluir uma data e hora em que você estará disponível novamente, se possível.

3. Respostas rápidas

As respostas rápidas são mensagens pré-definidas que você pode inserir rapidamente ao conversar com os clientes. Configure perguntas frequentes e suas respostas, facilitando a comunicação. Para criar respostas rápidas, vá até "Respostas rápidas", adicione um atalho e o texto que deseja utilizar.

Exemplos de mensagens automáticas

Agora que você sabe como criar mensagens automáticas, aqui estão alguns exemplos que podem ajudá-lo a formular suas próprias mensagens.

Mensagem de saudação

"Olá! Obrigado por entrar em contato com a [Nome da Empresa]. Estamos felizes em recebê-lo! Se você tiver alguma dúvida, não hesite em nos perguntar."

Mensagem de ausência

"Oi! No momento estamos fora do horário de atendimento. Nossa equipe estará de volta amanhã às 8h. Agradecemos a sua compreensão e entraremos em contato assim que possível."

Resposta rápida

Pergunta: "Qual é o horário de funcionamento?"
Resposta: "Nosso horário de funcionamento é de segunda a sexta-feira, das 9h às 18h."

Dicas para otimizar suas mensagens automáticas

1. Seja claro e conciso

Mensagens automáticas devem ser diretas e fáceis de entender. Evite jargões que possam confundir seus clientes.

2. Personalize suas mensagens

Sempre que possível, adicione um toque pessoal às suas mensagens. Utilize o nome do cliente, se disponível, e certifique-se de que o tom da mensagem reflita a personalidade da sua marca.

3. Atualize com frequência

Certifique-se de revisar e atualizar suas mensagens automáticas periodicamente. Isso é importante para garantir que as informações estejam sempre corretas e relevantes.

4. Utilize emojis com moderação

Emojis podem ajudar a tornar suas mensagens mais amigáveis, mas devem ser usados com moderação. O uso excessivo pode tornar a mensagem pouco profissional.

Conclusão

Criar mensagens automáticas no WhatsApp Business é uma estratégia inteligente para empresas que desejam melhorar sua comunicação e oferecer um atendimento ao cliente excepcional. Com simples configurações, você poderá garantir que seus clientes sempre recebam respostas rápidas, mesmo quando você não está disponível. Aproveite as vantagens dessa ferramenta, personalizando suas mensagens e sempre buscando maneiras de otimizar sua abordagem. Assim, você não apenas atende melhor seus clientes, mas também melhora a imagem da sua marca.

FAQ

O que é o WhatsApp Business?

O WhatsApp Business é uma versão do aplicativo de mensagens que foi desenvolvida especialmente para pequenas e médias empresas, oferecendo recursos adicionais que ajudam na gestão do atendimento ao cliente.

Como posso configurar mensagens automáticas?

Para configurar mensagens automáticas, vá até as "Ferramentas da empresa" no menu de configurações do WhatsApp Business e escolha entre mensagem de saudação, mensagem de ausência e respostas rápidas.

Posso personalizar as mensagens automáticas?

Sim! Você pode personalizar suas mensagens automáticas de acordo com o tom e a identidade da sua marca, além de incluir informações relevantes e diretas.

É possível usar emojis nas mensagens automáticas?

Sim, mas é importante usar emojis com moderação para manter um tom profissional na comunicação.

Com que frequência devo atualizar minhas mensagens automáticas?

É recomendável revisar suas mensagens automáticas regularmente para garantir que as informações estejam sempre atualizadas e relevantes para seus clientes.

Referências

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