Como Fazer uma Ata: Guia Prático e Especializado

Este artigo foi publicado pelo autor Cidesp em 04/09/2024 e atualizado em 04/09/2024. Encontra-se na categoria Artigos.

Uma ata é um documento oficial que registra os principais acontecimentos e deliberações de uma reunião. Esse registro é fundamental para garantir a transparência e a responsabilidade em diversas situações, desde reuniões de associações até encontros escolares e de trabalho. Neste artigo, vamos analisar como se faz uma ata de forma detalhada, prática e com tudo que você precisa para entender esse documento essencial.

O que é uma Ata?

Uma ata é um relato formal de uma reunião, que captura as principais discussões, decisões e ações acordadas. Ela pode ser utilizada em contextos diversos, como reuniões de empresas, órgãos públicos, instituições educacionais e organizações não governamentais. É importante que a ata seja clara, objetiva e reflita com precisão o que foi discutido.

A Importância da Ata

Realizar a formalização de uma ata é crucial para manter a transparência, promover a responsabilidade e assegurar que todos os participantes estejam cientes das decisões tomadas. Além disso, ela serve como um histórico que pode ser consultado futuramente, importante para auditorias, revisões e responsabilizações.

Como Fazer uma Ata Passo a Passo?

Passo 1: Preparação

Antes de mais nada, é necessário preparar-se adequadamente para a reunião. Isso inclui a elaboração de uma pauta com os tópicos a serem discutidos, que ajudará na organização do conteúdo da ata. Além disso, é importante escolher um responsável pela redação da ata, que pode ser o secretário da reunião ou um membro designado.

Passo 2: Identificação da Reunião

A ata deve iniciar com informações básicas sobre a reunião. Isso inclui:

• Data e hora: Registre a data e a hora de início da reunião.
• Local: Informe o local onde a reunião ocorreu.
• Participantes: Liste os nomes dos participantes e suas respectivas funções ou cargos.
• Ausentes: Liste aqueles que não puderam comparecer, se relevante.

Passo 3: Redação dos Tópicos

A ata deve seguir a estrutura da pauta, registrando cada um dos temas discutidos e as principais decisões tomadas. É importante ser imparcial e objetivo. Utilize frases curtas e evite jargões ou termos técnicos que possam causar confusão. Registre também sugestões, obsersvações e tarefas atribuídas a pessoas específicas.

Passo 4: Considerações Finais

Ao final da ata, evite deixar pontos em aberto. Se alguma questão não foi resolvida, mencione que será discutida em uma próxima reunião. É sempre bom ressaltar que a ata deve ser revisada e aprovada na próxima reunião, o que conferirá mais credibilidade ao registro.

Passo 5: Distribuição

Depois que a ata estiver finalizada e aprovada, distribua cópias a todos os participantes e mantenha um arquivo com a ata para futura consulta. Isso ajuda a manter todos informados e em sincronia.

Como se Redige uma Ata?

A redação de uma ata envolve técnicas específicas de escrita. Abaixo listamos algumas dicas para facilitar esse processo:

Utilize uma Linguagem Clara e Objetiva

É fundamental que a redação seja clara e objetiva. Frases longas e complexas podem confundir o leitor; portanto, opte por frases curtas e diretas.

Estrutura Lógica

A ata deve seguir uma estrutura lógica, que siga a ordem dos assuntos discutidos. A clareza na apresentação dos tópicos é essencial para que o leitor compreenda o desenvolvimento da reunião.

Registro Completo, mas Succinto

Evite a inclusão de informações desnecessárias. O ideal é que a ata seja completa, mas que foque apenas nos pontos relevantes discutidos na reunião.

Terceira Pessoa

A redação de uma ata deve ser feita na terceira pessoa, utilizando um tom neutro. Por exemplo, ao invés de "Discutimos sobre a nova política", escreva "Foi discutida a nova política".

Como se Inicia uma Ata?

Uma ata deve sempre começar com uma introdução que fornece as informações básicas sobre a reunião, conforme já mencionado no Passo 2. Além disso, você pode estabelecer um breve objetivo da reunião, que servirá de guia para o que será discutido.

Exemplo de Introdução de Ata

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