Como Fazer um Ofício: Passo a Passo Fácil e Rápido

Este artigo foi publicado pelo autor Cidesp em 04/09/2024 e atualizado em 04/09/2024. Encontra-se na categoria Artigos.

O ofício é um documento formal utilizado em comunicações oficiais entre instituições, órgãos públicos ou entre indivíduos com o intuito de solicitar informações, fazer solicitações ou comunicar decisões. Compreender como elaborar um ofício de maneira correta é fundamental para garantir a clareza e a formalidade necessárias em qualquer tipo de correspondência. Neste artigo, vamos explorar o passo a passo de como fazer um ofício, sua estrutura, exemplos práticos e até mesmo modelos prontos disponíveis em Word e PDF.

O que é um ofício e para que serve?

Um ofício é um documento que formaliza uma comunicação oficial. Utilizado frequentemente por órgãos públicos, empresas e instituições, o ofício destina-se a transmitir informações, fazer solicitações ou comunicar decisões.

Características do ofício

• Formalidade: O ofício segue um padrão rígido de formalidade e deve ser redigido em linguagem clara e objetiva.
• Objetividade: Deve ser direto e focar no assunto principal.
• Pessoalidade: Embora seja um documento formal, é importante que o ofício se dirija diretamente a uma pessoa ou a um cargo específico.

Como se faz um ofício passo a passo?

Elaborar um ofício pode parecer uma tarefa complicada à primeira vista, mas, na verdade, seguindo um passo a passo simples, você consegue redigir um ofício eficaz e profissional.

Passo 1: Escolha do destinatário

Ao elaborar um ofício, o primeiro passo é identificar claramente quem será o destinatário. Isso pode ser uma pessoa específica ou uma instituição. É importante incluir o nome completo e o cargo do destinatário, caso estejam disponíveis.

Passo 2: Datados e identificação do remetente

A primeira parte do ofício deve conter a data em que o documento está sendo redigido, seguido pela identificação completa do remetente. Inclua o nome, cargo e a instituição, se for o caso.

Passo 3: Saudação

A saudação é a forma com que você inicia o ofício. Uma sugestão é usar "À" seguido do nome do destinatário. Por exemplo: “À Senhor(a) [Nome do Destinatário]”.

Passo 4: Corpo do ofício

No corpo do ofício, deve-se expor claramente o assunto do documento. É importante ser conciso, mantendo o foco no objetivo da comunicação. Divida o texto em parágrafos para facilitar a leitura.

Passo 5: Conclusão

Finalize o ofício reiterando sua solicitação ou informando a expectativa em relação ao destinatário. Um fechamento apropriado pode incluir frases como “Agradecemos pela atenção” ou “Ficamos à disposição para eventuais esclarecimentos”.

Passo 6: Assinatura

Por fim, inclua o espaço para a assinatura do remetente, seguido do nome completo e do cargo, embaixo da assinatura. Se houver um carimbo da instituição, também deve ser incluído.

Como deve ser a estrutura de um ofício?

A estrutura de um ofício pode variar conforme a finalidade e o destinatário, mas geralmente é composta pelas seguintes partes:

1. Cabeçalho: Nome da instituição remetente e dados de contato.
2. Data: Data da redação do ofício.
3. Destinatário: Nome completo e cargo do destinatário.
4. Saudação: Forma de cumprimento ao destinatário.
5. Corpo do Ofício: Exposição do assunto, solicitações e informações necessárias.
6. Fechamento: Considerações finais e agradecimentos.
7. Assinatura: Assinatura do remetente e identificação.

Exemplo de estrutura

[Nome da Instituição] [Endereço] [Telefone] [E-mail]

[Data]

À [Nome do Destinatário] [Cargo do Destinatário] [Instituição do Destinatário]

Prezado(a) Senhor(a),

[Corpo do ofício com a exposição do assunto]

Agradecemos pela atenção e permanecemos à disposição para quaisquer esclarecimentos.

Atenciosamente,

[Assinatura] [Nome completo] [Cargo]

Como fazer um ofício de solicitação

Um ofício de solicitação é um tipo específico de ofício que visa solicitar ao destinatário alguma ação ou informação. A elaboração deste tipo de documento segue o mesmo passo a passo mencionado anteriormente, mas deve ser focada na solicitação.

Dicas para escrever um ofício de solicitação

• Seja claro e específico: Indique exatamente o que está sendo solicitado.
• Justifique a solicitação: Caso seja pertinente, explique brevemente o motivo da solicitação.
• Estabeleça um prazo: Se for necessário, especifique um prazo para a resposta ou ação.

Ofício pronto de solicitação Word

Existem modelos prontos de ofícios que podem ser utilizados para facilitar a elaboração do seu documento. Esses modelos podem ser encontrados em aplicativos como o Microsoft Word, onde é possível adaptar o conteúdo conforme a sua necessidade. Por exemplo, ao abrir o Word, você pode buscar por templates de "ofício" e encontrar diversas opções que oferecem uma estrutura já formatada.

Como fazer um ofício simples

Um ofício simples pode ser feito da mesma maneira que um ofício padrão, mas com menos formalidades, dependendo do contexto. Para isso, use uma linguagem mais acessível e elimine elementos que normalmente não são necessários em comunicados mais informais.

Estrutura de um ofício simples

• Cabeçalho: Nome da pessoa ou instituição.
• Data: Data da elaboração.
• Destinatário: Nome e cargo.
• Corpo: Exposição do assunto, com um tom mais casual.
• Fechamento: Agradecimentos simples.
• Assinatura: Nome do remetente.

Exemplo de ofício

Abaixo está um exemplo prático de como pode ser um ofício.

Centro Educacional XYZ Rua das Flores, 123 São Paulo - SP (11) 1234-5678 contato@centroxyz.com

São Paulo, 10 de Outubro de 2023

À Senhora Maria da Silva Diretora Geral Secretaria Municipal de Educação

Prezada Senhora,

Com o intuito de melhorar o desempenho institucional, solicitamos o envio de materiais didáticos referentes ao último ano de ensino.

Agradecemos pela atenção e ficamos à disposição para quaisquer esclarecimentos.

Atenciosamente,

João Pereira Coordenador Pedagógico

Como fazer um ofício de solicitação para a prefeitura

Ao solicitar algo à prefeitura, o ofício deve atender a algumas normas e formalidades específicas. É importante verificar quais são as requisições necessárias para o que se está solicitando, para que não falte nenhuma informação.

Orientações para solicitar à prefeitura

• Identifique o setor responsável: Pesquise qual departamento da prefeitura é responsável pela sua solicitação.
• Seja detalhista: Explique de forma clara a solicitação, inserindo dados que ajudem na análise.
• Cite leis ou normas: Se pertinente, mencione alguma legislação que ampare seu pedido.

Ofício pronto de solicitação PDF

Um ofício pronto em formato PDF pode ser encontrado em vários sites de modelo de documentos ou em plataformas como a Google Drive. Você pode buscar por "modelo de ofício de solicitação PDF" e baixar um que atenda às suas necessidades.

Modelo de ofício de solicitação

Abaixo segue um modelo que pode ser adaptado conforme a sua necessidade.

[Nome da Entidade] [Endereço] [Telefone] [E-mail]

[Data]

À [Nome do Destinatário] [Cargo] [Nome da Instituição]

Prezados,

Vimos por meio deste ofício solicitar [especificar o que está sendo solicitado], com a intenção de [justificativa breve].

Agradecemos pela atenção e aguardamos uma resposta.

Atenciosamente,

[Assinatura] [Nome] [Cargo]

Conclusão

Fazer um ofício pode parecer complicado no início, mas com as orientações e modelos adequados, você pode redigir esse documento de maneira eficaz e profissional. Esperamos que este guia sobre como fazer um ofício, desde a identificação do destinatário até a formatação do documento, tenha sido útil. Com a prática, a elaboração de ofícios se tornará uma tarefa simples e rápida.

FAQ

1. O que é um ofício?

Um ofício é um documento formal utilizado para comunicações oficiais entre indivíduos ou instituições, servindo para solicitar informações, fazer requerimentos ou comunicar decisões.

2. Qual a diferença entre um ofício e uma carta?

A principal diferença é o nível de formalidade. O ofício é utilizado em contextos oficiais, enquanto uma carta pode ser mais pessoal.

3. Onde posso encontrar modelos de ofício prontos?

Modelos de ofício prontos podem ser encontrados em processadores de texto como Word e Google Docs, além de sites que oferecem templates de documentos.

4. Posso fazer um ofício de forma informal?

O ofício deve sempre seguir um padrão de formalidade, mas a linguagem pode ser adequada ao contexto. Para comunicações informais, escolha outro tipo de documento.

Referências

• Afonso, M. R. (2021). Manual de Redação Oficial. Editora XYZ.
• Silva, J. (2022). Ofícios e Documentos: Como Redigir Corretamente. Editora ABC.
• Portal da Transparência – Modelos de Documentos (www.portaldatransparencia.gov.br)

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