Buscar
×
Início » Artigos » Como Fazer um Memorando: Passo a Passo Simples

Como Fazer um Memorando: Passo a Passo Simples

Este artigo foi publicado pelo autor Cidesp em 04/09/2024 e atualizado em 04/09/2024. Encontra-se na categoria Artigos.

A comunicação eficiente é uma das chaves para o sucesso em qualquer organização, e o memorando se destaca como uma ferramenta importante nesse contexto. Muitas vezes utilizado para transmitir informações ou fazer solicitações dentro de uma empresa, o memorando possui uma estrutura própria que deve ser seguida para garantir clareza e formalidade. Neste artigo, abordaremos tudo que você precisa saber sobre como fazer um memorando, desde a sua definição e estrutura até exemplos práticos e dicas sobre a sua elaboração.

O que é um Memorando?

Um memorando é um documento informal e conciso que visa comunicar informações relevantes, instruções, análises ou solicitações entre membros de uma organização. Ao contrário de uma carta, que pode ser enviada a destinatários externos, o memorando é geralmente direcionado a colaboradores ou departamentos específicos dentro de uma empresa. Ele pode ser utilizado para diversos fins, como relatar resultados, solicitar informações ou discutir políticas e procedimentos.

Exemplos de Memorando

Um memorando pode variar de um simples aviso sobre uma reunião até um documento mais extenso que trata de questões importantes, como mudanças de políticas ou solicitações de recursos. Por exemplo, um memorando pode servir para comunicar uma alteração no horário de expediente ou para solicitar a aprovação de um novo projeto.

Como se Criar um Memorando?

Criar um memorando eficaz requer planejamento e atenção aos detalhes. A seguir, apresentamos um passo a passo para auxiliá-lo na elaboração do seu memorando.

Passo 1: Determine o Objetivo

Antes de começar a redigir o memorando, é fundamental entender qual é o seu principal objetivo. Você deseja informar uma equipe sobre uma nova política? Precisará solicitar a aprovação de um projeto? Definir o propósito ajudará na organização das informações e garantir que você não omita detalhes importantes.

Passo 2: Identifique o Público-Alvo

Filtre seu conteúdo de acordo com o público que irá receber o memorando. Uma comunicação direcionada a um grupo específico de colaboradores deve ser ajustada em termos de linguagem e nível de detalhe. Considere o conhecimento prévio dos destinatários sobre o assunto para que sua mensagem seja clara e acessível.

Passo 3: Escolha o Formato

O formato do memorando deve seguir a estrutura padrão, que inclui cabeçalho, corpo e fechamento. Você também pode diferenciá-lo ao utilizar um programa como o Word ou criar um modelo em PDF que facilita a sua aplicação em futuras comunicações.

Passo 4: Redação do Memorando

Comece a redação com as informações do cabeçalho, seguindo com o corpo do memorando. Use frases claras e evite jargões que possam confundir o leitor. Além disso, organize as informações de maneira lógica, utilizando parágrafos e marcadores quando necessário.

Passo 5: Revisão e Edição

Após a finalização do memorando, é crucial realizar uma revisão para verificar se não há erros gramaticais ou de digitação. Uma segunda leitura pode ajudar a identificar áreas onde a mensagem pode ser mais clara ou concisa.

Estrutura do Memorando

Um memorando segue uma estrutura específica que deve ser respeitada para transmitir a mensagem de forma clara. Essa estrutura consiste em:

Cabeçalho

O cabeçalho é a parte mais importante do memorando, que deve conter as seguintes informações:

Corpo

O corpo do memorando deve apresentar as informações principais, podendo ser dividido em três partes:

  1. Introdução: Aqui você deve apresentar o assunto do memorando e sua importância.
  2. Desenvolvimento: Detalhe as informações seguidas de justificativas ou explicações pertinentes.
  3. Conclusão: Finalize com um resumo e, se necessário, faça um chamado à ação.

Rodapé

Embora não seja obrigatório, o rodapé pode conter informações adicionais, como um conjunto de contato, ou mesmo uma formatação de queixas e comentários sobre o memorando.

Tipos de Memorando

Existem vários tipos de memorando, cada um com suas particularidades e usos específicos. Vamos explorar alguns dos mais comuns:

Memorando de Comunicação

Esse tipo de memorando é utilizado para transmitir informações importantes, como comunicados de alteração de políticas ou avisos gerais.

Memorando de Solicitação

Um memorando de solicitação é utilizado quando é necessário pedir algo a um colega ou a um superior, como a aprovação para um projeto ou a requisição de recursos.

Memorando de Resposta

Esse memorando é enviado como resposta a outro memorando ou comunicação, geralmente apresentando informações adicionais ou esclarecendo dúvidas.

Memorando Informativo

Esse é o modelo usado para informar a equipe sobre mudanças, como datas de eventos ou atualizações em procedimentos internos.

Exemplo de Memorando Simples

Um exemplo prático de memorando simples é o seguinte:

Para: Todos os Colaboradores De: João da Silva, Gerente de Recursos Humanos Data: 15 de Outubro de 2023 Assunto: Alteração do Horário de Expediente

Prezados colaboradores,

Informamos que, a partir do dia 1º de Novembro de 2023, nosso horário de expediente será alterado para das 9h às 18h. Essa mudança visa melhor atender às demandas de nossos clientes e aumentar a nossa produtividade.

Agradecemos a compreensão de todos e estamos à disposição para quaisquer dúvidas.

Atenciosamente,

João da Silva

Como Fazer um Memorando Interno

Um memorando interno deve seguir os mesmos princípios de um memorando formal, mas pode ter uma linguagem mais informal dependendo da cultura da empresa. A estrutura continua sendo a mesma, e você deve assegurar que a comunicação seja direta e pertinente aos colaboradores.

Dicas para Memorandos Internos

  1. Seja Direto: Utilize frases curtas e claras.
  2. Personalize: Use o nome dos destinatários quando possível para tornar a comunicação mais pessoal.
  3. Evite Jargões: Mantenha a linguagem simples.

Como Fazer um Memorando no Word

Criar um memorando no Word é uma tarefa simples. Primeiramente, abra um novo documento e siga estas etapas:

  1. Insira o Cabeçalho: Utilize uma fonte adequada e formate o texto com negrito para destacar as seções.
  2. Organize o Corpo do Texto: Use espaçamento simples e parágrafos curtos para facilitar a leitura.
  3. Salve como Modelo: Após criar o memorando, você pode salvá-lo como um modelo para utilização futura.

Memorando Exemplo Word

Em um documento do Word, o exemplo de um memorando pode ser estruturado da seguinte forma:

Para: Departamento de Vendas De: Maria Santos, Diretora de Marketing Data: 10 de Outubro de 2023 Assunto: Lançamento de Novo Produto

Prezados,

Estamos animados em anunciar o lançamento do nosso novo produto, o qual ocorrerá no dia 15 de Novembro de 2023. A equipe de marketing está preparando um material de divulgação que será enviado em breve.

Contamos com a colaboração de todos para o sucesso desse lançamento.

Atenciosamente,

Maria Santos

Exemplo de Memorando de Solicitação

Um exemplo específico de um memorando de solicitação pode ser redigido como segue:

Para: Diretor Financeiro De: Carla Mendes, Coordenadora de Projetos Data: 20 de Outubro de 2023 Assunto: Solicitação de Aprovação de Recursos

Prezado Diretor,

Gostaria de solicitar a aprovação de recursos financeiros para o projeto de expansão do nosso setor de atendimento ao cliente. O valor total solicitado é R$ 10.000,00, que será utilizado para a formação da equipe e aquisição de novos equipamentos.

Agradeço antecipadamente pela atenção e estou à disposição para qualquer esclarecimento.

Atenciosamente,

Carla Mendes

Memorando Exemplo PDF

Uma vez que você tenha criado o memorando no Word, você pode salvá-lo como PDF, garantindo que a formatação permaneça inalterada. Para isso:

  1. Clique em “Arquivo” e selecione “Salvar como”.
  2. Escolha o formato PDF na lista de opções.
  3. Dê um nome adequado ao arquivo e clique em salvar.

Conclusão

Saber como fazer um memorando de forma eficiente é uma habilidade essencial para qualquer profissional. Um memorando bem estruturado pode facilitar a comunicação dentro de uma organização, ajudar no alinhamento de informações e promover um ambiente de trabalho mais colaborativo. Ao seguir as dicas e exemplos apresentados neste artigo, você estará preparado para elaborar memorandos que atendam às necessidades de sua equipe, promovendo a clareza e a eficiência nas comunicações.

FAQ

1. Qual a diferença entre memorando e ofício?

O memorando é um documento interno, geralmente mais curto e informal, enquanto o ofício é um documento oficial, utilizado para comunicação externa ou formal.

2. Quais são os erros mais comuns na elaboração de um memorando?

Os erros mais comuns incluem falta de clareza, erros gramaticais, informações desatualizadas e uma estrutura desorganizada.

3. Como posso garantir que meu memorando seja lido?

Para garantir que seu memorando seja lido, use um assunto claro, mantenha o texto conciso e direto, e considere fazer follow-ups se necessário.

4. É possível usar um memorando para comunicação externa?

Embora não seja o uso mais comum, um memorando pode ser utilizado para comunicação externa em contextos específicos, mas deve ser adaptado para a formalidade requerida.

Referências

  1. Figueiredo, L. (2021). Comunicação Organizacional: Teoria e Prática. Editora XX.
  2. Oliveira, J. (2022). Redação Empresarial: Aprenda a Escrever Memorandos e Ofícios. Editora YY.
  3. Souza, A. (2023). Gestão de Documentos e Comunicação Interna em Empresas. Editora ZZ.

Deixe um comentário

Artigo AnteriorPróximo Artigo