Como Fazer Nota de Devolução: Guia Prático e Rápido

Este artigo foi publicado pelo autor Cidesp em 04/09/2024 e atualizado em 04/09/2024. Encontra-se na categoria Artigos.

A nota de devolução é um documento fiscal fundamental para a regularização de processos de devolução de produtos ou mercadorias. Seja por conta de insatisfação do cliente, erro no pedido ou problemas de qualidade, a devolução de mercadorias pode gerar diversas dúvidas. Neste guia prático e rápido, você aprenderá a emitir a nota de devolução, entenderá quem deve emití-la, qual o CFOP a ser utilizado e muito mais.

Quem deve emitir a nota fiscal de devolução?

Emissão por parte do vendedor

A nota fiscal de devolução deve ser emitida pelo vendedor sempre que ocorrer uma devolução de mercadoria. O vendedor, ao receber o produto de volta, deve realizar o registro da devolução para manter as informações fiscais em conformidade. Isso evita problemas com a Receita Federal e garante que todos os registros financeiros sejam atualizados corretamente.

Emissão por parte do comprador

Em algumas situações específicas, o comprador pode ter a necessidade de emitir a nota de devolução. Isso é comum em casos de erros na emissão da nota fiscal original, onde o comprador, após entrar em acordo com o vendedor, poderá emitir um documento fiscal que justifique sua devolução. No entanto, essa prática não é a mais comum e depende de regulamentações específicas.

Qual é o CFOP de devolução de mercadoria?

Entendendo o CFOP

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) é um código numérico que identifica a natureza da circulação de mercadorias e serviços. Cada tipo de operação tem um código específico que deve ser utilizado nas notas fiscais para documentar a movimentação de mercadorias corretamente.

CFOPs para Devolução

No caso de devolução de mercadorias, os CFOPs mais utilizados são:

• 5.101: Devolução de venda de produção do estabelecimento (para operações dentro do mesmo estado).
• 5.102: Devolução de venda de mercadorias adquiridas de terceiros (também para operações dentro do mesmo estado).
• 6.101: Devolução de venda de produção do estabelecimento (para operações interestaduais).
• 6.102: Devolução de venda de mercadorias adquiridas de terceiros (também para operações interestaduais).

Esses códigos devem ser escolhidos com atenção, já que a escolha incorreta pode levar a problemas fiscais.

Como fazer uma nota fiscal de devolução avulsa?

Passo a passo para emitir uma nota avulsa

1. Acesse o site da Sefaz: Entre no portal da Secretaria da Fazenda do seu estado.
2. Localize a opção de Nota Avulsa: Geralmente, há uma seção específica para a emissão de notas fiscais avulsas.
3. Preencha os dados necessários: Inclua informações como CNPJ do vendedor, detalhes da mercadoria devolvida e o CFOP correto.
4. Revise as informações: Antes de finalizar, revise todos os dados para evitar erros.
5. Emita a nota: Após conferir que tudo está correto, finalize a emissão da nota.

É importante guardar uma cópia da nota fiscal de devolução para referência futura tanto para o vendedor quanto para o comprador.

Como informar pagamento em nota de devolução?

Registro de pagamento na nota de devolução

Quando elaborar uma nota de devolução, é fundamental incluir informações sobre o pagamento relacionado às mercadorias devolvidas. Se o cliente já havia efetuado o pagamento, a maneira mais eficaz de registrar isso é pela emissão de um crédito ou estorno.

Por exemplo, é possível adicionar uma observação na nota de devolução informando que o valor pago será restituído ao cliente. Dependendo do sistema utilizado, será necessário registrar a informação do pagamento original para que o saldo seja ajustado corretamente nos livros fiscais.

Como emitir nota fiscal de devolução no emissor gratuito

Utilização do emissor gratuito

O emissor gratuito da Receita Federal é uma ferramenta útil para pequenos empreendedores e profissionais autônomos que precisam emitir notas fiscais de maneira prática e sem custos. Para emitir uma nota de devolução utilizando esse sistema, siga os passos abaixo:

1. Baixe e instale o emissor: Faça o download do programa do site oficial da Receita Federal.
2. Acesse o sistema: Abra o software e faça login com seu certificado digital ou com seu CPF se for um MEI.
3. Selecione a opção de nota de devolução: No menu inicial, busque a opção para emissão de nota fiscal de devolução.
4. Preencha os dados necessários: Insira as informações do vendedor, comprador, mercadoria e CFOP.
5. Finalize a emissão: Após revisar, clique em “Emitir” e armazene a nota de devolução em seu computador.

Modelo de nota fiscal de devolução

Estrutura básica

Um modelo de nota fiscal de devolução deve conter as seguintes informações:

• Dados do emitente: Nome ou razão social, CNPJ e endereço.
• Dados do destinatário: Nome ou razão social do comprador, CPF ou CNPJ e endereço.
• Dados da mercadoria devolvida: Descrição, quantidade, valor e CFOP.
• Motivo da devolução: Uma breve descrição do motivo que levou à devolução do produto.
• Data de emissão: A data em que a nota foi emitida.

Exemplo de modelo

plaintext NOTA FISCAL DE DEVOLUÇÃO Emitente: Nome: Loja Exemplo LTDA CNPJ: 12.345.678/0001-90 Endereço: Rua das Flores, 123 - Centro - Cidade

Destinatário: Nome: João da Silva CPF: 123.456.789-00 Endereço: Rua do Sol, 456 - Bairro - Cidade

Mercadoria Devolvida: Descrição: Produto XYZ Quantidade: 2 Valor Unitário: R$ 50,00 CFOP: 5.101

Motivo da Devolução: Produto com defeito Data da Emissão: DD/MM/YYYY

Como fazer nota de devolução MEI

Considerações para MEIs

Microempreendedores Individuais (MEIs) também têm a obrigação de emitir notas fiscais, incluindo a nota de devolução, nos casos em que houver devolução de produtos. Para emitir uma nota de devolução, siga os passos mencionados anteriormente, adaptando-os para a condição do MEI.

1. Utilize o MEI como emitente: Ao preencher os dados do emitente, utilize seu nome, CPF e o nome fantasia registrado.
2. Selecione o CFOP adequado: O CFOP deve ser escolhido com atenção, dependendo se a mercadoria foi produzida ou comprada de terceiros.
3. Documentação: Guarde toda a documentação e a nota de devolução para fins de controle fiscal.

Como fazer nota de devolução de serviço

Observações sobre serviços

Embora a nota de devolução seja mais comum em transações de produtos, em algumas situações de prestação de serviço, a devolução também pode ocorrer. Isso deve ser documentado corretamente. O processo de emissão emite a fatura original, mencionando que o serviço não foi aceito ou que houve algum tipo de erro.

1. Informe o motivo da devolução: De maneira detalhada, explique as razões que levaram à não aceitação do serviço.
2. Utilize o CFOP correto: No caso de devolução de serviços, utilize o CFOP referente ao tipo de serviço prestado.
3. Emitir documento fiscal: Crie um documento formal que represente a devolução e inclua qualquer informação adicional relevante.

Emitir nota de devolução Sefaz

Acesso à Sefaz

A emissão da nota de devolução através da Sefaz pode ser feita por meio do sistema da Secretaria da Fazenda do seu estado. O processo é semelhante à emissão de notas fiscais comuns, mas é necessário escolher a opção específica para a devolução.

1. Entrar no site da Sefaz do seu estado: Acesse a plataforma online.
2. Opção de Nota Fiscal de Devolução: Localize a seção apropriada para emissão de notas fiscais de devolução.
3. Preenchimento das informações: Insira os dados de emitente, destinatário, CFOP e detalhes das mercadorias devolvidas.
4. Validação e emissão: Após a inserção de todos os dados, revise tudo para garantir a precisão das informações antes de emitir a nota fiscal.

Como fazer nota de devolução pelo Sefaz

Processo detalhado

O processo de emissão pela Sefaz é bem detalhado. Siga os passos abaixo:

1. Cadastro: Certifique-se de que você está cadastrado e que sua empresa está habilitada para emissão de notas fiscais.
2. Solicitação de Acesso: Tenha acesso à funcionalidade específica para emissão de gerações de notas fiscais, incluindo a devolução.
3. Complete os Campos: Insira informações como CNPJ do destinatário, valor da mercadoria, código de barras e outros dados necessários.
4. Conclua a Emissão: Salve a nota de devolução e imprima conforme necessário.

Nota fiscal de devolução emitida pelo próprio fornecedor CFOP

Emissão pelo fornecedor

Quando o produto devolvido foi adquirido de um fornecedor, ele pode emitir a nota fiscal de devolução. Isso garante que tanto o vendedor quanto o comprador tenham controle sobre a devolução e que os registros fiscais estão corretos.

1. Utilização do CFOP adequado: O fornecedor deve usar o CFOP que represente a devolução, conforme as regras já citadas.
2. Comunicação: É importante que haja uma comunicação clara entre ambos os lados sobre a devolução, incluindo formalidades e possíveis restituições.
3. Registro e arquivamento: Tanto o comprador quanto o fornecedor devem guardar suas cópias da nota de devolução para fins de auditoria.

Nota de devolução de mercadoria PDF

Criando um modelo em PDF

Para facilitar a gestão e o arquivamento, muitos optam por criar modelos de notas de devolução em formato PDF. Isso pode ser feito a partir de editores de texto ou softwares de planilhas.

1. Utilize um editor de texto: Crie um documento com as informações da nota de devolução e salve como PDF.
2. Modelo pré-formatado: Existem diversas ferramentas e modelos online que facilitam a criação de PDFs formatados corretamente.
3. Armazenamento digital: Guarde suas notas de devolução em um local seguro e de fácil acesso.

Conclusão

A emissão da nota de devolução é uma etapa crucial para qualquer negócio que lida com a venda de produtos. Com a informação correta sobre quem deve emitir, os CFOPs pertinentes, e como utilizar os sistemas disponíveis, você poderá criar notas de devolução de forma eficiente e em conformidade com a legislação. Tanto para MEIs quanto para grandes empresas, o entendimento e a correta aplicação das notas fiscais de devolução é essencial para manter a saúde fiscal do seu negócio.

FAQ

1. O que é uma nota fiscal de devolução?

A nota fiscal de devolução é um documento fiscal que registra a devolução de mercadorias, podendo ser utilizada por vendedores e, em casos específicos, por compradores.

2. Quais são os CFOPs utilizados nas notas de devolução?

Os principais CFOPs para devolução de mercadorias são 5.101, 5.102, 6.101 e 6.102, dependendo da operação e do estado envolvido.

3. Como posso fazer uma nota fiscal de devolução avulsa?

Você pode emitir uma nota fiscal de devolução avulsa através do site da Sefaz, selecionando a opção de nota avulsa e preenchendo os dados pertinentes.

4. Posso emitir nota de devolução se eu for MEI?

Sim, microempreendedores individuais também devem emitir notas de devolução quando necessário, seguindo as mesmas diretrizes que outras empresas.

5. Como armazenar minhas notas fiscais de devolução?

Você deve guardar cópias físicas ou digitais das notas fiscais de devolução para manter registros contábeis e para solicitar futuras auditorias.

Referências

• Receita Federal - Emissão de Nota Fiscal
• SEFaz - Notas Fiscais
• Portal do Empreendedor - MEI
• CFOP e Classificação Fiscal

Cidesp

Cidesp blog de conteúdo na internet é um espaço dedicado a fornecer informações valiosas e atualizadas sobre uma ampla gama de tópicos. Desde tecnologia e desenvolvimento web até dicas de estilo de vida e bem-estar, nosso objetivo é oferecer artigos bem pesquisados e escritos de forma clara e envolvente. Cada post é cuidadosamente elaborado para garantir que nossos leitores obtenham insights práticos e relevantes que possam aplicar em suas vidas diárias. Além disso, estamos comprometidos em manter um ambiente de aprendizado contínuo, onde a curiosidade é incentivada e o conhecimento é compartilhado.

Além dos artigos informativos, nosso blog também apresenta tutoriais detalhados, análises de produtos e entrevistas com especialistas da indústria. Queremos ser uma fonte confiável de informações para nossos leitores, ajudando-os a tomar decisões informadas e a se manterem atualizados com as últimas tendências e inovações. Com uma abordagem centrada no leitor, buscamos criar uma comunidade engajada e interativa, onde todos possam contribuir e crescer juntos. Navegue pelo nosso conteúdo e descubra um mundo de conhecimento esperando por você!