Como Fazer Atas de Reunião: Guia Prático e Simples

Este artigo foi publicado pelo autor Cidesp em 04/09/2024 e atualizado em 04/09/2024. Encontra-se na categoria Artigos.

A ata de reunião é um documento essencial que registra os principais pontos discutidos durante uma reunião, as decisões tomadas, os responsáveis por implementá-las e outros detalhes importantes. Escrever uma ata eficiente não é uma tarefa simples, mas é extremamente importante para o bom andamento de projetos e para garantir que todos os participantes fiquem cientes das obrigações que assumiram. Neste guia, abordaremos como fazer atas de reunião, exemplos práticos, modelos disponíveis e dicas para garantir que suas atas sejam claras e efetivas.

O que é uma Ata de Reunião?

A ata de reunião é um documento que serve como um registro oficial dos acontecimentos em uma determinada reunião. Ela contém informações como a data, horário, local, participantes, tópicos discutidos e decisões tomadas. O objetivo principal da ata é assegurar que todos os participantes tenham um registro claro e preciso do que foi discutido, facilitando o acompanhamento das ações e compromissos.

Como se Faz uma Ata de uma Reunião?

Para elaborar uma ata de reunião, o redator deve seguir algumas etapas importantes que garantirão a eficácia do documento. Aqui estão os passos a seguir:

1. Preparação Antes da Reunião:
2. Antes do encontro, é importante revisar a pauta a ser discutida. Familiarize-se com os tópicos que serão abordados e anote pontos que você considera relevantes.
3. Prepare um modelo de ata com os campos básicos como data, hora, local e participantes. Isso facilitará o preenchimento durante a reunião.
4. Registro Durante a Reunião:
5. É fundamental tomar notas durante a reunião. Registre os principais pontos discutidos, as decisões tomadas e as ações atribuídas a cada participante.
6. Anote o nome dos participantes que levantarem a voz em cada tópico, assim como seus argumentos e contribuições.
7. Estrutura da Ata:
8. A ata deve ser estruturada de forma clara. Comece com as informações básicas: data, local e lista de participantes.
9. Depois, organize o conteúdo em tópicos, acompanhando a pauta original da reunião. Use uma linguagem clara e objetiva para descrever os pontos discutidos.
10. Após a descrição dos tópicos, finalize com as decisões e ações atribuídas a cada responsável, incluindo prazos quando necessário.
11. Revisão e Distribuição:
12. Após redigir a ata, revise o texto em busca de erros gramaticais e de clareza. Certifique-se de que todas as informações estão corretas e que o documento reflete fielmente o que foi discutido.
13. Distribua a ata aos participantes logo após a reunião, preferencialmente em um formato digital como PDF ou Word, para que todos tenham fácil acesso às informações.

Exemplo de Ata de Reunião

Um exemplo típico de uma ata pode ser estruturado da seguinte forma:

ATA DA REUNIÃO N° 01/2023

Data: 15 de março de 2023
Local: Sala de Conferências - Empresa XYZ
Horário: 14h00 às 15h30
Participantes: Fulano de Tal, Ciclano da Silva, Beltrano Sousa, entre outros.

Pauta:
1. Relatórios de Atividades do mês anterior
2. Definição das Metas para o próximo trimestre
3. Projetos em andamento e suas atualizações

Desenvolvimento:
- 1. Relatórios de Atividades: O participante Fulano de Tal apresentou um relatório detalhado sobre as atividades realizadas no mês anterior. Segundo o relatório, houve um aumento de 15% nas vendas. - 2. Definição das Metas: Ciclano da Silva propôs um crescimento das vendas de 20% para o próximo trimestre. A proposta foi aceita por unanimidade entre os participantes. - 3. Projetos em Andamento: Beltrano Sousa apresentou atualizações sobre o projeto "A", que está dentro do prazo estabelecido.

Decisões Tomadas:
- Aumento das metas de vendas para 20% até junho de 2023.
- Revisão mensal dos relatórios de progresso e acompanhamento constante.

Fechamento:
A próxima reunião foi agendada para o dia 15 de abril de 2023.

Quem Redige a Ata de Reunião?

A responsabilidade pela redação da ata geralmente recai sobre uma pessoa específica, que pode ser um secretário, o coordenador da reunião ou um convidado designado para essa função. Essa pessoa deve ter habilidades de escrita e ser capaz de sintetizar as informações discutidas de forma clara e coerente. Contudo, é importante que todos os participantes colaborem, fornecendo informações quando necessário, para garantir que a ata seja um documento fiel ao que ocorreu na reunião.

Como Fazer o Fechamento de uma Ata?

O fechamento de uma ata é uma parte crucial para garantir que todos os pontos sejam encerrados e que os próximos passos sejam claramente definidos. Durante o fechamento, o redator deve incluir um resumo das decisões tomadas e as responsabilidades atribuídas, informando os prazos para a execução das ações. Além disso, é essencial indicar a data e local da próxima reunião, se aplicável. Um fechamento bem estruturado ajuda a reforçar o compromisso dos participantes e a transparência dos processos.

Exemplo de Ata Pronta em PDF

Para facilitar o entendimento, aqui está um link para um modelo de ata de reunião pronta em PDF: Modelo de Ata de Reunião. (Nota: Insira um link real onde o usuário possa acessar um modelo).

Exemplos de Ata de Reunião Simples

As atas de reunião simples são aquelas que não exigem muito detalhamento, mas que ainda assim precisam registrar o que ocorreu. Um exemplo pode ser encontrado nesta estrutura:

ATA DE REUNIÃO SIMPLES

Data: 10 de março de 2023
Participantes: Ana, Carlos, João

• Tópico 1: Discussão sobre a nova campanha de marketing.
• Decisão: Ana ficará responsável por elaborar o plano até o final do mês.

Modelo de Ata de Reunião em Word

Criar uma ata de reunião em Word é simples. Aqui está um modelo básico que você pode seguir:

plaintext ATA DA REUNIÃO N° ___

Data: //_
Local: _
Horário: : às :
Participantes: ___

Pauta: 1. _ 2. _

Desenvolvimento: - [Tópico e discussão] - [Tópico e discussão]

Decisões Tomadas: - _ - _

Fechamento: Próxima reunião agendada para //____.

Exemplo de Ata Pronta

Aqui está um exemplo adicional de uma ata pronta para melhor visualização:

ATA DA REUNIÃO DE PLANEJAMENTO

Data: 02 de abril de 2023
Local: Sala de Reuniões A
Horário: 09h00 às 11h00
Participantes: Maria, Pedro, Lúcia, etc.

Resumo: Durante a reunião, foram apresentados novos projetos para o próximo semestre, e discutidas possibilidades de financiamento.

Como Fazer uma Ata de Reunião de Associação

Atas de reunião de associações geralmente seguem a mesma estrutura básica, mas pode incluir seções específicas relacionadas a decisões de membros ou temas legais. Todos os pontos discutidos devem ser registrados de forma a manter a transparência entre os membros da associação.

Modelo de Ata de Reunião da Empresa

Um modelo adequado para empresas deve incluir:

1. Identificação da Empresa: Nome, CNPJ, endereço.
2. Data e Hora: Importante para registro.
3. Participantes: Inclui membros da diretoria e outros participantes.
4. Pauta: Incluir todos os tópicos a serem discutidos.
5. Deliberações: Explicar claramente as decisões.

Conclusão

A redação de atas de reunião é uma habilidade que pode ser aprimorada com a prática e a atenção aos detalhes. Lembre-se sempre de ser claro e objetivo, registrar todas as decisões e atribuições corretamente e distribuir as atas em um tempo hábil. Com este guia, esperamos que você se sinta mais preparado para redigir atas de reunião que realmente façam a diferença no seu dia a dia profissional.

Perguntas Frequentes (FAQ)

O que deve conter uma ata de reunião?

Uma ata de reunião deve incluir a data, local, participantes, tópicos discutidos, decisões tomadas e responsáveis pelas ações, além da data da próxima reunião, se aplicável.

Como posso melhorar a qualidade das minhas atas?

Para melhorar a qualidade das atas, pratique a escuta ativa, utilize um modelo claro, revise o documento antes da distribuição e esteja aberto ao feedback dos participantes.

Qual a diferença entre ata e minuta?

A ata é um registro oficial e detalhado de tudo o que ocorreu em uma reunião, enquanto a minuta é um rascunho ou um resumo mais simples do que foi discutido, podendo ser revisada antes da ata final ser aprovada.

Referências

• Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). Normas de elaboração de documentos.
• Livros sobre Gestão de Reuniões e Documentação.
• Artigos acadêmicos sobre a importância da documentação em reuniões.

Cidesp

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