Como Fazer Assinatura Eletrônica: Passo a Passo Simples

Este artigo foi publicado pelo autor Cidesp em 04/09/2024 e atualizado em 04/09/2024. Encontra-se na categoria Artigos.

A assinatura eletrônica vem ganhando cada vez mais espaço em processos administrativos e contratuais, oferecendo uma forma ágil e segura de validar documentos. No Brasil, essa tecnologia é regulamentada pela Medida Provisória nº 2.200-2, de agosto de 2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Neste guia completo, vamos explorar o que é a assinatura eletrônica, como fazê-la de forma simples e prática, e ainda abordar tópicos como assinatura digital gratuita, assinatura digital em PDF e a validade jurídica desse procedimento.

O que é uma Assinatura Eletrônica?

Uma assinatura eletrônica é uma forma de validar a autoria e a integridade de um documento digital. Ela substitui a assinatura manuscrita, proporcionando a mesma segurança e validade legal. Existem diferentes tipos de assinaturas eletrônicas, que variam em segurança e requisitos técnicos, incluindo a assinatura simples, a assinatura avançada e a assinatura qualificada, esta última geralmente vinculada a um certificado digital.

A Importância da Assinatura Eletrônica

A assinatura eletrônica oferece diversas vantagens em comparação à assinatura convencional em papel. Os principais benefícios incluem:

• Agilidade: Reduz o tempo para a conclusão de processos, uma vez que eliminam a necessidade de reuniões para assinatura.
• Economia: Diminui custos com papel, impressão e armazenamento físico de documentos.
• Segurança: A tecnologia de criptografia permite que as assinaturas sejam muito mais seguras contra fraudes.
• Acessibilidade: Pode ser realizada de qualquer lugar, desde que se tenha acesso à internet.

Como Fazer Assinatura Eletrônica?

Neste guia, você aprenderá passo a passo como fazer uma assinatura eletrônica, incluindo diferentes métodos para assinar documentos digitalmente.

Como se faz uma assinatura eletrônica?

Para realizar uma assinatura eletrônica, é fundamental seguir algumas etapas:

1. Escolha de uma Plataforma: Existem diversas plataformas disponíveis que permitem a assinatura eletrônica, tanto gratuitas quanto pagas. Algumas das mais conhecidas são o DocuSign, Adobe Sign e plataformas nacionais como o SouGov.
2. Criação de Conta: Caso opte por uma plataforma que exija cadastro, siga o procedimento de criação de conta, que normalmente envolve fornecer um e-mail e criar uma senha.
3. Upload do Documento: Após logar, faça o upload do documento que deseja assinar. Geralmente, aceitam-se formatos como PDF, DOCX, entre outros.
4. Adição da Assinatura: A maioria das ferramentas oferece uma opção de arrastar e soltar para incluir sua assinatura. Você pode desenhar sua assinatura, usar uma imagem digital ou escolher uma opção padrão oferecida pela plataforma.
5. Personalização: Além da assinatura, você pode adicionar outros elementos, como data, textos ou iniciais, dependendo da necessidade do documento.
6. Envio e Compartilhamento: Após assinar, o documento pode ser enviado para outras partes através da própria plataforma ou baixado para envio por e-mail.

Como é feita uma assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é feita através de métodos que garantem a autenticidade e integridade do documento. No Brasil, a assinatura eletrônica pode ser feita de formas variadas:

Assinatura Digital com Certificado Digital

A assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica, que utiliza criptografia para garantir a identidade do signatário. Para usar a assinatura digital, você precisa de um certificado digital, que pode ser obtido através de uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada. O processo é o seguinte:

1. Obtenção do Certificado Digital: Você precisa se dirigir a uma AC e seguir os procedimentos para obter seu certificado.
2. Instalação do Certificado: Após recebê-lo, instale o certificado digital em seu computador ou dispositivo móvel.
3. Uso de Software de Assinatura: Utilize um software compatível com as normas da ICP-Brasil, como o Assinador da Serpro ou outros programas disponíveis.
4. Assinatura do Documento: Abra o documento que deseja assinar e selecione o local onde a assinatura deve ser aplicada. O software solicitará que você insira sua senha do certificado para concluir o processo.
5. Validação: Após a assinatura, o documento será validado através da verificação da chave pública do certificado, garantindo a autenticidade.

Como faço para assinar digitalmente um documento em PDF?

Para assinar digitalmente um documento em PDF, siga as instruções abaixo:

1. Escolha uma Ferramenta de Assinatura: Utilize ferramentas como o Adobe Acrobat Reader DC, que possui funcionalidades específicas para assinatura de PDFs.
2. Abrir o Documento: Inicie o software e abra o arquivo PDF que deseja assinar.
3. Selecionar a Opção de Assinar: No menu, selecione a opção "Assinar" e escolha como deseja assinar - digitalmente ou com uma imagem da sua assinatura.
4. Posicionar a Assinatura: Arraste sua assinatura para o local desejado na página.
5. Salvar o Documento: Após a assinatura, salve o documento. Ele manterá a assinatura digital ou imagem, dependendo da escolha.

Assinatura Digital Gov

O governo brasileiro disponibiliza serviços para facilitar a utilização de assinaturas digitais. Entre eles, o portal SouGov, que fornece acesso a documentos enquanto garante a segurança necessária.

1. Cadastro no SouGov: Primeiro, faça um cadastro no portal. Ele é destinado a servidores públicos e oferece uma interface amigável para a gestão de documentos.
2. Gerar e Usar a Assinatura: Após o cadastro, você pode gerar sua assinatura digital para assinar documentos gerados no ambiente GOV.

Assinatura Digital Gratuita

Existem alternativas gratuitas para quem deseja assinar documentos digitalmente sem custo. Algumas plataformas que oferecem esse serviço incluem:

• DocuSign: oferece um período de testes gratuito onde é possível assinar alguns documentos.
• HelloSign: oferece um plano gratuito que permite um número limitado de documentos por mês.
• Plataformas Públicas: O Brasil disponibiliza serviços gratuitos, como o SouGov, para servidores e cidadãos.

Assinatura Digital em PDF

A assinatura digital em PDF pode ser feita através de uma variedade de softwares, que garantem a segurança e a validade jurídica do documento. Para assinar, é preciso usar um software que permita a integração de certificados digitais.

1. Software de Assinatura: Utilize ferramentas conhecidas, como o Adobe Acrobat, que permite assinar PDFs utilizando um certificado digital.
2. WPS Office: Este software também possui funcionalidades para incluir assinaturas digitais usando seu certificado.

Assinatura Digital Online

A assinatura digital online é uma solução prática oferecida por várias plataformas que permitem a assinatura de documentos em tempo real, facilitando o trabalho colaborativo. Para isso, você pode utilizar as seguintes ferramentas:

1. Assinaturas Eletrônicas em Nuvem: Ferramentas como DocuSign e SignNow trazem essa facilidade, permitindo que múltiplas partes assinem um documento de qualquer lugar.
2. Integração com Outros Softwares: Muitas dessas plataformas oferecem integrações com serviços de armazenamento em nuvem, o que facilita o acesso e compartilhamento de documentos.

Validar Assinatura Digital

Após realizar uma assinatura digital, é crucial validar a assinatura para garantir sua autenticidade. O processo de validação envolve:

1. Uso de Software de Verificação: Utilize a mesma ferramenta que fez a assinatura, que geralmente inclui um recurso de validação.
2. Certificado Digital: Confirme se o certificado digital utilizado ainda é válido e não foi revogado.
3. Verificação de Integridade: O software sinaliza se o documento foi alterado após a assinatura, confirmando sua integridade.

Conclusão

A assinatura eletrônica é uma solução prática, segura e eficiente que vem transformando a maneira como realizamos negócios e tratamos documentos. Com passos simples, é possível assinar digitalmente documentos, seja através de plataformas gratuitas ou usando certificações digitais. A formalização desse tipo de assinatura trouxe agilidade ao mercado, permitindo que as partes se sintam seguras quanto à legalidade e integridade dos acordos realizados digitalmente. Ao seguir os passos descritos neste guia, você estará apto a realizar suas próprias assinaturas eletrônicas de maneira descomplicada e eficiente.

FAQ

O que é uma assinatura eletrônica?

Uma assinatura eletrônica é uma representação digital da sua assinatura que garante a autoria e a integridade de um documento digital.

A assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Sim, desde que realizada de acordo com a legislação vigente, a assinatura eletrônica possui validade jurídica.

Preciso de um certificado digital para assinar documentos?

Não necessariamente. Você pode utilizar plataformas que oferecem opções de assinatura eletrônica simples. Porém, para maior segurança, o uso de um certificado digital é recomendado.

Como assinar um documento PDF?

Você pode assinar um documento PDF utilizando software como Adobe Acrobat ou plataformas online como DocuSign.

A assinatura digital gratuita é segura?

Sim, desde que utilizada em plataformas reconhecidas e confiáveis, a assinatura digital gratuita proporciona segurança equivalente às soluções pagas.

Referências

• Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001.
• SouGov.
• DocuSign.
• Adobe Acrobat.
• Assinatura Digital no Brasil.

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