Atas: Como Fazer e Melhorar Sua Redação

Este artigo foi publicado pelo autor Cidesp em 04/09/2024 e atualizado em 04/09/2024. Encontra-se na categoria Artigos.

A ata é um documento fundamental em diversos contextos, especialmente em reuniões corporativas, assembleias, e encontros formais. A sua função é registrar informações importantes, decisões tomadas e discussões realizadas, garantindo que tudo esteja documentado de maneira clara e organizada. Neste artigo, vamos explorar detalhadamente como fazer uma ata, desde a estrutura básica até dicas para aprimorar sua redação, além de apresentar exemplos prontos e modelos úteis.

O que é uma Ata?

Uma ata é um registro escrito que documenta tudo o que ocorreu em uma reunião ou evento. Este documento é importante tanto para a accountability das ações discutidas quanto para a preservação da memória institucional. A ata deve ser clara, objetiva e precisa, garantindo que os leitores possam compreender facilmente os pontos tratados.

Como Fazer Ata Passo a Passo?

1. Preparação Antecipada

Antes de começar a redigir a ata, é crucial estar preparado. Isso significa revisar a pauta da reunião, se possível, e entender quais são os pontos que serão abordados. Se você for o responsável pela ata, tenha em mente a importância de ouvir atentamente e tomar notas durante a reunião.

2. Estrutura da Ata

A estrutura padrão de uma ata normalmente inclui:

• Título: Identifique que tipo de ata é (ex.: Ata de Reunião).
• Data e Hora: Especifique quando a reunião ocorreu.
• Local: Onde a reunião foi realizada.
• Participantes: Liste os presentes e, se possível, os que se ausentaram com justificativa.
• Pauta: Resuma os tópicos que serão discutidos.
• Discussões e Deliberações: Registre o que foi discutido em cada ponto da pauta.
• Encaminhamentos: Quais as decisões foram tomadas e quem são os responsáveis por cada ação.
• Encerramento: Hora de término da reunião.

Como Deve Ser Feito Ata?

A redação da ata deve seguir algumas diretrizes:

Objetividade e Clareza

Evite palavras complexas e jargões desnecessários. A ata deve ser compreensível, independentemente do conhecimento prévio do leitor sobre os assuntos tratados.

Registro Fiel

Certifique-se de que tudo o que foi discutido está registrado de forma precisa. Não é necessário incluir cada palavra, mas você deve capturar os pontos principais e as decisões.

Revisão

Após escrever a ata, é essencial revisá-la. Isso ajuda a eliminar erros gramaticais, além de garantir que todas as informações estejam corretas e completas.

Como Digitar Atas?

Como a ata é um documento formal, recomenda-se digitá-la em um editor de texto. O uso de recursos de formatação, como negrito e itálico, pode ajudar a destacar informações importantes, como decisões ou responsáveis. Além disso, organizá-la em tópicos facilita a leitura.

Como se Faz a Numeração de Atas?

A numeração das atas pode ser feita por ordem consecutiva. Por exemplo:

• Ata 01/2023: Referente à reunião realizada em 01 de janeiro de 2023.
• Ata 02/2023: Referente à reunião realizada em 15 de fevereiro de 2023.

Esse sistema de numeração ajuda a manter um registro organizado e facilita a referência às atas anteriores.

Exemplo de Ata de Reunião Pronta

Data: 10 de novembro de 2023
Hora: 14h - 16h
Local: Sala de Conferências, Prédio Central
Participantes:
- João Silva ( Presidente )
- Maria Oliveira ( Secretária )
- Carlos Pinto
- Ana Ribeiro

Pauta:
1. Abertura 2. Aprovação da ata anterior 3. Projetos em andamento 4. Assuntos gerais

Desenvolvimento

1. Abertura

O Presidente João Silva abriu a reunião às 14h, agradecendo a presença de todos.

2. Aprovação da Ata Anterior

A ata da reunião anterior foi aprovada por todos os presentes.

3. Projetos em Andamento

Maria Oliveira apresentou o status dos projetos em andamento. Carlos Pinto questionou sobre o cronograma do projeto X, sendo que a Secretária responderá em breve.

4. Assuntos Gerais

Ana Ribeiro sugeriu a realização de um evento no próximo mês. Isso gerou discussão e ficou estabelecido que um grupo de trabalho será formado.

Encaminhamentos

• Maria Oliveira ficará responsável por enviar o cronograma do projeto X.
• João Silva convocará novos membros para o grupo de trabalho do evento.

Hora de Término: 16h

Ata de Reunião Pronta PDF

Existem diversas plataformas disponíveis para a criação de atas em formato PDF, que permitem a conversão a partir de documentos gerados em Word ou Google Docs. Isso facilita o compartilhamento e o armazenamento seguro das atas.

Exemplos de Ata de Reunião Simples

As atas simples geralmente seguem a mesma estrutura, mas são mais diretas e curtas. Aqui está um exemplo prático:

Data: 15 de novembro de 2023
Hora: 15h
Local: Escritório
Participantes:
- João da Silva
- Ana Paula

Pauta:
1. Planejamento do evento de final de ano

Desenvolvimento

João e Ana discutiram o planejamento do evento de final de ano, definindo que as atividades acontecerão no dia 20 de dezembro.

Encaminhamentos

Ana ficará encarregada de organizar a lista de convidados.

Modelo de Ata de Reunião Word

Modelos em Word são fundamentais para facilitar a elaboração da ata. Você pode encontrar diversos templates prontos na internet, que podem ser personalizados conforme a necessidade da sua organização. Um modelo típico incluirá os cabeçalhos já mencionados, facilitando a inserção das informações relevantes.

Como Fazer Uma Ata de Reunião

A prática leva à perfeição. Com o tempo e a experiência, você se tornará mais eficiente na criação de atas. Sempre busque feedback de colegas que também participam das reuniões para melhorar a sua técnica de redação e a estrutura que está utilizando.

Como Finalizar uma Ata de Reunião Simples

A finalização deve ser feita de forma clara, informando o horário de encerramento e confirmando as decisões que foram tomadas. Você pode, por exemplo, encerrar a ata afirmando:

“Com nada mais a tratar, a reunião foi encerrada às 16h, e esta ata foi lavrada por mim, Maria Oliveira, que a assino na presença de todos.”

Conclusão

Escrever atas de reunião pode parecer uma tarefa simples, mas é um papel de grande importância na comunicação de uma organização. Com algumas dicas e uma estrutura clara, você pode aprimorar suas habilidades de redação. Lembre-se de que a prática é o caminho para a melhoria contínua. Ao se tornar mais proficiente na redação de atas, você contribuirá significativamente para a transparência e a organização de sua equipe.

FAQ

O que deve conter uma ata de reunião?

Uma ata deve conter: título, data, local, participantes, pauta, discussões, deliberações, encaminhamentos e hora de fechamento.

Qual a importância da ata?

A ata serve como um registro oficial das decisões e discussões, sendo fundamental para a responsabilidade e a continuidade dos trabalhos.

Como melhorar a redação de atas?

Para melhorar a redação, pratique a clareza, revise o texto e familiarize-se com a estrutura de uma ata.

Referências

• Guia de Boas Práticas para Redação de Atas. [Portal da Transparência]
• Como Fazer uma Ata de Reunião: Dicas e Modelos. [Blog de Escritório]
• A Importância da Ata de Reunião nos Negócios. [Revista de Administração]

Essas referências oferecem uma excelente base para quem deseja aprofundar-se ainda mais no tema das atas.

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