5W2H: Como Fazer e Aplicar na Prática de Projetos

Este artigo foi publicado pelo autor Cidesp em 04/09/2024 e atualizado em 04/09/2024. Encontra-se na categoria Artigos.

A gestão de projetos é uma tarefa complexa que exige planejamento, organização e controle detalhado. Para ajudar nesse processo, uma das metodologias mais eficazes é a ferramenta 5W2H, que, ao ser utilizada corretamente, facilita a execução de tarefas, melhora a comunicação entre as equipes e garante a eficácia das ações. Neste artigo, vamos explorar em detalhes o que é o método 5W2H, como montá-lo, seus 7 itens, exemplos práticos, e instruções sobre como criar uma planilha no Excel ou um documento no Word, entre outros aspectos importantes dessa técnica.

O que é o método 5W2H?

O método 5W2H é uma ferramenta de gestão que visa esclarecer as informações necessárias para a implementação de um projeto ou ação. O nome 5W2H vem das iniciais em inglês das perguntas que a metodologia se propõe a responder, divididas em "5W" e "2H". O objetivo é garantir uma visão clara do que precisa ser feito, como será feito, quem estará envolvido, quando as ações ocorrerão e onde elas serão implementadas.

Os "5W" representam:

• What? (O quê?) – Define a tarefa ou projeto que precisa ser realizado.
• Why? (Por quê?) – Explica a importância da tarefa e os objetivos que se deseja alcançar.
• Where? (Onde?) – Indica o local de execução do projeto.
• When? (Quando?) – Estabelece o prazo para a realização das atividades.
• Who? (Quem?) – Define os responsáveis pela execução das tarefas.

Os "2H" referem-se a:

• How? (Como?) – Descreve a metodologia que será utilizada para realizar o trabalho.
• How much? (Quanto?) – Apresenta os custos associados ao projeto.

Quais os 7 itens da ferramenta 5W2H?

Os 7 itens do 5W2H são fundamentais para descrever e organizar um projeto de forma eficaz. Eles permitem que a equipe tenha uma visão clara e detalhada de todos os aspectos necessários para a execução da tarefa. A seguir, vamos detalhar cada um desses itens:

1. O Que? (What?): Este item deve descrever detalhadamente a tarefa que será realizada. É crucial que a equipe compreenda exatamente o que é esperado.
2. Por Quê? (Why?): Aqui, a justificativa para a realização do projeto deve ser apresentada. Isso é importante para alinhar a equipe quanto aos objetivos e metas a serem alcançados.
3. Onde? (Where?): O local da execução deve ser especificado. Isso pode incluir tanto o ambiente físico (como um escritório, fábrica, etc.) quanto o ambiente virtual (como plataformas online).
4. Quando? (When?): É fundamental definir prazos. Este item deve apresentar um cronograma claro que descreva as etapas do projeto e as datas limites para cada uma delas.
5. Quem? (Who?): A responsabilidade deve ser atribuída. Nesse item, é importante identificar os responsáveis pela implementação de cada etapa do projeto, além de outros envolvidos que possam impactar ou ser impactados pelas atividades.
6. Como? (How?): Este é o plano de ação. Descreve os métodos e processos que serão utilizados para realizar a tarefa, incluindo ferramentas, técnicas e recursos necessários.
7. Quanto? (How much?): Estimar os custos envolvidos é essencial. Aqui, deve-se apresentar um orçamento que inclua todos os recursos financeiros necessários para a realização do projeto.

Como montar uma 5W2H?

Montar uma 5W2H exige atenção e organização. Para facilitar esse processo, seguem passos práticos que você pode seguir:

1. Defina o Projeto: Antes de mais nada, é importante ter uma ideia clara do que você deseja alcançar. Reúna a equipe e discuta os objetivos do projeto.
2. Preencha os Itens do 5W2H: Crie um quadro ou tabela e preencha cada um dos sete itens. É importante que todos os membros da equipe participem desta etapa para garantir que nenhum detalhe seja esquecido.
3. Revise e Alinhe: Após preencher a tabela, revise as informações com a equipe. Alinhe expectativas e faça ajustes conforme necessário para garantir que todos estejam cientes e de acordo com o que foi planejado.
4. Documente: Após a aprovação, documente o 5W2H em uma planilha do Excel ou em um documento do Word. Ter tudo registrado facilita o acompanhamento e as revisões futuras.
5. Acompanhe: Durante a implementação do projeto, utilize o 5W2H como um guia. Faça reuniões regulares para verificar se o que foi planejado está em andamento conforme o esperado.

Qual é a ordem do 5W2H?

A ordem em que os itens do 5W2H são apresentados muitas vezes segue a lógica do planejamento. A sequência típica é a seguinte:

1. What? (O quê?)
2. Why? (Por quê?)
3. Where? (Onde?)
4. When? (Quando?)
5. Who? (Quem?)
6. How? (Como?)
7. How much? (Quanto?)

Essa ordem ajuda a construir uma linha de raciocínio que vai do mais geral (o que e por que) ao mais específico (como e quanto).

Exemplos práticos do método 5W2H

Para ilustrar a praticidade do 5W2H, apresentamos dois exemplos que demonstram como a ferramenta pode ser aplicada em situações reais:

Exemplo 1: Lançamento de um Novo Produto

• What? – Lançar uma nova linha de produtos de cosméticos.
• Why? – Para aumentar a participação de mercado e atender à demanda de clientes que buscam produtos naturais.
• Where? – Em todas as lojas físicas e na loja online da empresa.
• When? – O lançamento está programado para o dia 15 de maio.
• Who? – A equipe de marketing e os responsáveis pela produção.
• How? – Através de uma campanha publicitária em redes sociais e promoções nas lojas.
• How much? – O custo total estimado para o lançamento é de R$ 50.000,00.

Exemplo 2: Treinamento de Funcionários

• What? – Realizar um treinamento sobre atendimento ao cliente.
• Why? – Para melhorar a qualidade do serviço e a satisfação do cliente.
• Where? – No auditório da empresa.
• When? – O treinamento ocorrerá nos dias 20 e 21 de abril.
• Who? – Todos os atendentes e supervisores do setor.
• How? – O treinamento será ministrado por um especialista em atendimento ao cliente.
• How much? – O custo desse treinamento está estimado em R$ 10.000,00.

5W2H exemplos prontos PDF

Para facilitar ainda mais a aplicação do método 5W2H, você pode baixar exemplos prontos em PDF disponíveis online. Esses documentos geralmente trazem uma estrutura já montada, permitindo que você possa preencher com as informações do seu projeto de forma rápida e prática. Muitas universidades e sites de gestão de projetos oferecem modelos gratuitos que podem ser baixados e adaptados conforme suas necessidades.

Como fazer 5W2H no Word

Criar uma 5W2H no Word é uma tarefa simples e eficaz. Veja o passo a passo:

1. Abra o Microsoft Word e escolha um novo documento em branco.
2. Insira um título claro, como "5W2H – Nome do Projeto".
3. Crie uma tabela com duas colunas e sete linhas.
4. Na primeira coluna, escreva os 7 itens do método (What, Why, Where, When, Who, How, How much).
5. Preencha a segunda coluna com as informações específicas do seu projeto.
6. Formate o texto e a tabela conforme a sua preferência.

Como fazer 5W2H no Excel

O Excel é uma ferramenta poderosa para a criação de tabelas e acompanhamento de projetos. Para criar um modelo de 5W2H no Excel:

1. Abra o Excel e inicie uma nova planilha.
2. Na coluna A, liste os 7 itens do 5W2H.
3. Na coluna B, reserve um espaço para preencher as respostas correspondentes.
4. Use formatação condicional ou cores para ajudar a destacar as informações importantes.
5. Salve a planilha e atualize as informações à medida que o projeto avança.

Planilha 5W2H

Uma planilha 5W2H permite que você organize suas informações de maneira lógica e clara. Você pode encontrar modelos prontos online ou fazer a sua própria conforme as instruções dadas anterior mente. Uma planilha bem elaborada facilita o acompanhamento do andamento das tarefas e ajuda na identificação de áreas que precisam de atenção.

5W2H PDF

Um documento PDF do 5W2H pode ser útil para apresentação e compartilhamento de informações com a equipe ou stakeholders do projeto. Você pode criar um PDF a partir do Word ou Excel, garantindo que o documento fique fixo e não possa ser alterado sem permissão. Isso é especialmente importante em ambientes corporativos, onde a segurança das informações é essencial.

5W2H: Quem criou?

O método 5W2H é creditado à filosofia de gestão desenvolvida no Japão, especialmente aplicada no contexto do gerenciamento da qualidade e melhorias de processos. Apesar de não ter um único criador, a ferramenta se popularizou no ambiente empresarial como uma maneira eficiente de planejar e implementar projetos de forma mais ágil e organizada.

Conclusão

A ferramenta 5W2H é uma das melhores maneiras de estruturar o planejamento e a execução de projetos. Ao seguir suas diretrizes, é possível melhorar a comunicação da equipe, esclarecer responsabilidades e aumentar a eficácia das ações. Seja em uma startup ou em uma grande corporação, a aplicação do 5W2H pode trazer resultados significativos e ajudar a alcançar os objetivos propostos. Ao final, lembre-se sempre de acompanhar o progresso e ajustar as ações conforme necessário, garantindo assim o sucesso do projeto.

FAQ

1. O que significa 5W2H?
5W2H é uma metodologia de gestão que utiliza sete perguntas para organizar e planejar projetos de forma eficaz: What, Why, Where, When, Who, How e How much.

2. Como posso aplicar o 5W2H em minha empresa?
Você pode aplicar o 5W2H em qualquer projeto organizando as informações necessárias em uma tabela e garantindo que todos os membros da equipe estejam cientes dos objetivos e responsabilidades.

3. Existem modelos prontos para 5W2H?
Sim, existem muitos modelos prontos disponíveis em formato PDF ou Excel que podem ser baixados e adaptados às suas necessidades específicas.

4. É necessário ter um software específico para fazer 5W2H?
Não, você pode utilizar qualquer programa que permita criar tabelas, como Word, Excel ou até mesmo ferramentas online, como Google Docs e Google Sheets.

Referências

• Análise e Solução de Problemas com a Ferramenta 5W2H
• Métodos de Gestão de Projetos: 5W2H
• Ferramenta 5W2H: Planejamento Eficiente

Cidesp

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